Una óptima gestión documental puede reducir los costes de una compañía en un 30%

RRHH Digital. Tras el primer encuentro virtual organizado por Entel, compañía innovadora de Consultoría, Tecnología y Outsourcing, una de las principales conclusiones obtenidas ha sido que con una optimización de herramientas de gestión documental una compañía podría tener hasta un 30% de ahorro de costes  con una automatización adecuada en la gestión de facturas de proveedores y una optimización en las tareas del departamento de RR.HH.

La organización de este primer encuentro virtual  titulado “Más allá de los documentos en SAP”. ha sido posible tras la integración al grupo Entel de VisualMente www.visualmente.com, empresa especialista en Eventos, Ferias y soluciones de negocio basadas en Entornos Virtuales y de DCL Consultores www.dclconsultores.com, empresa dedicada a la Gestión Documental y de Contenidos en los entornos tecnológicos Open Text, Ixos, SAP y ESKER. El encuentro contó con la presencia de más de 100 inscritos y además sus contenidos estarán disponibles hasta el 28 de febrero para todos aquellos que quieran consultar la información.

Gestión Documental, una herramienta imprescindible para controlar la información

Las soluciones de Gestión Documental de SAP proporcionan una visión general de los recursos digitales de una compañía, mejorando su visión global de los procesos de negocio al poder disponer de forma más rápida de la información necesaria para la toma de decisiones o el desarrollo de actividades estratégicas. Esto proporciona flexibilidad y eficiencia, además de redundar en un ahorro de costes al no tener que repetir las mismas acciones o generar los mismos documentos varias veces. 

Debido a la gran cantidad de información digital que las empresas tienen que manejar la Gestión Documental es imprescindible para que las compañías puedan controlar su activo más importante, la información. Según estimaciones de Gartner, del 30 al 70 % del tiempo de trabajo se utiliza para la gestión de documentos y el coste de esta gestión representa del 6 al 15% de los ingresos de una compañía. 

Aunque los sistemas de Gestión Documental son adecuados para todos los negocios que utilicen importantes volúmenes de información digital, las empresas que más demandan este tipo de soluciones según la experiencia de Entel son las empresas del sector farmacéutico, las administraciones públicas, las empresas de ingeniería y construcción así como las utilities, compañías de telecomunicaciones y el sector financiero, son candidatos.

En cuanto al tamaño de empresa más apropiado para el aprovechamiento de  las tecnologías de gestión documental lo cierto es que no sólo las grandes compañías se benefician  de estos sistemas, como cabría esperar a primera vista. De hecho, el volumen de Pymes que utilizan soluciones de Gestión Documental es equivalente al de las grandes empresas. Es obvio que los beneficios que se obtienen son tangibles para cualquier compañía con independencia de su tamaño.

Una solución para mejorar el rendimiento del departamento de RR.HH.

Actualmente el departamento de RR.HH. tiene una sobrecarga de tareas con procesos redundantes, lo que conlleva una carencia de tiempo para el desarrollo de tareas de valor que permiten a la empresa ser más competitiva e impidiendo a la compañía centrarse en objetivos empresariales. Los  servicios de Gestión Documental son necesarios para mejorar la eficiencia de los departamentos de RR.HH. y convertirlos en uno de los  departamentos más estratégicos.

Según OIMA (Institute of Management and Administration), un sistema de gestión documental puede reducir hasta un 25% las actividades de copiado y archivado de contenido en un departamento de RR.HH.

Para la consultora Entel, los beneficios para este departamento estratégico para cualquier compañía que tenga implementados sistemas de Gestión Documental son claros: más eficacia y calidad de los procesos; menor tiempo de búsqueda; menor coste de transporte, coste e impresión; menores costes de almacenamiento y mayor seguridad y control sobre la información.

La automatización de facturas electrónica

Uno de los procesos de gestión documental más demandados es el de la facturación electrónica porque permite reducir los costes operativos e incrementar la eficiencia empresarial. La facturación electrónica ofrece ventajas competitivas para las compañías como un menor coste que la factura en papel, se estima que con cada emisión de factura electrónica se ahorran aproximadamente 2,85 $ US y con cada recepción de facturas electrónicas se ahorran 2,86 $ US aproximadamente. Además ofrecen la misma garantía de autenticidad, garantizan la integridad del contenido y añaden un ahorro en costes de material, en costes humanos, costes logísticos y manipulados y un menor coste de almacenaje.

Pero esta automatización no sólo repercute en ahorros de costes, según datos de  OIMA, con la automatización de las facturas se puede reducir en más de la mitad el proceso de aprobación de las mismas, bajando el número de facturas perdidas en un 66%.

Txema Fernández, Gerente de soluciones SAP de Entel ha comentado “Estamos muy satisfechos con la acogida que ha tenido este primer encuentro virtual, por lo que la compañía se ha propuesto realizar al menos un encuentro anual de estas características que sirva como punto de referencia para los profesionales del sector TIC”.

Para la consultora la Gestión Documental en SAP actualmente es una de las áreas estratégicas de la compañía, con referencias en ISOLUX, CEMEX, CEPSA, VODAFONE, Telefónica, SPAR, Gallina Blanca, etc, fortalecido con alianzas con INDRA, Everis, Tecnocom integraqn soluciones con SAP, Oracle, Documentum, OpenText, Esker, IXOS, ReadSoft.