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Cómo lograr una mejor gestión de las reuniones telemáticas

Las reuniones online son más difíciles de gestionar debido a que la comunicación digital disminuye la atención, la empatía y el feedback de los equipos

POR RRHHDigital, 11:00 - 08 de Diciembre del 2021
Cómo lograr una mejor gestión de las reuniones telemáticas

IQS Executive Education ha organizado el Webinar "Gestión efectiva de reuniones presenciales y en remoto", impartido por Isabel Molas y Jordi Falguera con el objetivo de mejorar las relaciones y las reuniones entre trabajadores durante las reuniones telemáticas, ahora que todas las empresas se han tenido adaptar al formato digital. Mejorar la gestión de dichas reuniones puede cambiar y asegurar una mejor comunicación. 

El mundo digital tiene muchas ventajas, pero aún presenta diversos retos respecto a la comunicación presencial, explica Molas. El principal reto es la conexión entre los participantes, ya que hay una falta de empatía que nace de una menor percepción de la persona. Otros factores importantes son la dificultad de conectar a nivel emocional y un mayor número de distracciones que contribuyen a que las reuniones virtuales sean menos efectivas.

Para mejorar las reuniones virtuales y facilitar el encuentro es imprescindible la preparación. Hay que tener muy claros los objetivos que se quieren conseguir en la reunión y solo deben asistir aquellas personas que vayan a aportar a dichos objetivos. Otro de los elementos clave para que las reuniones sean más efectivas es una buena gestión del tiempo. Deben ser lo más breve posibles, tratar como máximo tres puntos, y siempre marcar los tiempos que se va a dedicar a cada tema, añade la experta de Executive Education.

Asimismo, es indispensable la figura de un moderador, ya que es el responsable de garantizar que se cumplan los tiempos y objetivos y que haya una participación equitativa entre todos los asistentes a la reunión.

Las dificultades de trabajar online

En las reuniones presenciales, el lenguaje no verbal es clave en la comunicación entre trabajadores. Mientras que en los encuentros virtuales, hay que tener en cuenta aspectos como mantener una posición corporal correcta, usar ropa adecuada e intentar que la voz, el instrumento más potente, traslade interés e intención.

Otro reto del trabajo virtual es la gestión de las tareas. Cuando la persona a cargo de una organización no puede ver lo que sus empleados están haciendo, se tiende a hacer un uso inadecuado de los canales de comunicación e insistir de manera más habitual sobre el estado de las tareas. Para dar solución a esto, Jordi Falguera, consultor en agilidad empresarial, propone una gestión visual del trabajo, en la que se puede ver qué tareas están pendientes, en cuáles se están trabajando y el tiempo aproximado para completarlas. De esta manera, en lugar de tener demasiadas tareas empezadas, pueden limitarse y trabajarse más en profundidad.

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