La nueva Gestión de personal en los Hoteles

La gestión de personal en hoteles se caracteriza por su complejidad a la hora de ajustar los picos de la demanda con la plantilla de trabajadores disponibles. Un ejemplo que está de actualidad son las camareras de piso donde los cambios en las previsiones cambian de forma directa las necesidades de personal. Cuando la demanda es cambiante y difícil de estimar mantener el equipo motivado y ser competitivo se hace muy difícil.

Buscar una armonía entre la demanda de personal y el personal disponible es un clave para la salud de una empresa y mantener una calidad de servicio adecuada. Mitigar estos problemas que se pueden conseguir estableciendo ratios para contralar y ser transparentes en la gestión y haciendo uso de los nuevos software como herramientas de gestión que nos ayuda y propone soluciones. Estos sistemas además aprenden de cómo funciona la empresa y cada vez ofrecen mejores soluciones y reducen los tiempos de gestión.

En el caso de aTurnos, la herramienta perfecta para realizar las gestiones que afectan al personal que se encuentran entre el PMS, la herramienta de nóminas y la operativa diaria de los trabajadores, el proceso tiene que ser simple, para los diferentes perfiles y las utilidades enfocada a cada proceso. Los clientesde aTurnos son de todo tipo, por ejemplo: Majestic Resorts (grandes resorts), Hotusa (hotel de ciudad), Paradores (cadena especial), Fontecruz Los Seises (pequeño hotel), Asia Gardens (hotel de lujo), etc.

La siguiente enumeración detalla donde aTurnos puede ayudar en la gestión a los diferentes mandos que gestionan personal en un hotel.

Ajustar la plantilla a la demanda en tiempo real

Según el número de reservas y/o pax y la calidad de servicio (p.ej. nº habitaciones por camarera de piso) por departamento se obtiene la dimensión del personal necesario. Lo cual posteriormente se traduce en el cuadrante de turnos en el cual los trabajadores tienen nombre y apellidos, función, tipo de contrato, etc., y en una bolsa de horas disponibles para cubrir los picos o trabajos extra en cualquier momento. De esta forma, se pueden validar los costes de personal por departamento y día.

Por el otro lado, es importante tener en cuenta las preferencias de los trabajadores, los convenios, las restricciones y una planificación saludable para tener el equipo motivado y productivo.

Control de Presencia y Gestión de Tareas

Uno de los sistemas de aTurnos para recoger los marcajes del control de presencia son los Beacons. Se trata de un sistema automático que no requiere de ninguna acción por parte del trabajador y que se resume en la geolocalización por bluetooth dentro de las instalaciones.

Este sistema también se puede integrar en la gestión de tareas de forma que cuando un trabajador de limpieza termina de limpiar la habitación, al salir de la misma, aTurnos detecta la salida y actualiza el PMS para el automático check-in de los clientes, los cuales reciben una notificación en su móvil.

Operativa diaria

Una vez obtenida la planificación por Operaciones y el director del Hotel, el día a día lo gestionan los jefes de los departamentos. Sus tareas son las siguientes: planificar desviaciones, crear patrones, aprobar o denegar peticiones de permisos, de vacaciones o de cambios entre compañeros (sin romper con la planificación), validar las horas extra o absentismos recogidos en el Control de Presencia, etc.

Otra función interesante que ofrece aTurnos es la posibilidad de permitir los cambios entre trabajadores solo en aquellos casos en los que los involucrados tengan las mismas habilidades, por ejemplo, hablar cierto idioma o conocer técnicas de upselling o cross-selling.

Traspaso a Nómina. Inspección de Trabajo: Registro Diario de la Jornada

Toda la información registrada se traspasa a nómina en un click, integrando el sistema de nóminas (SAP, A3, Meta4, etc.) con aTurnos. También se registran de forma automática los informes necesarios para las posibles inspecciones de trabajo relacionados con el registro diario de la jornada.

Las funcionalidades que ofrece este programa son varias, y se resumen en facilitar las tareas a los directores, así como a los trabajadores ya que por ejemplo permite incorporar requisitos singulares de cada empleado o grupo de empleados como por ejemplo la concreción laboral. En definitiva, se trata de una tecnología que ayuda ahorra tiempo y simplifica procesos de gestión en los hoteles.