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El lugar de trabajo 4.0: estas son las características de las oficinas post COVID-19

Un espacio inspirador, de diseño semiabierto, con hot desking y áreas funcionales...

POR RRHHDigital, 01:15 - 18 de Agosto del 2020
El lugar de trabajo 4.0: estas son las características de las oficinas post COVID-19

Cada vez son más las compañías que buscan posicionarse como un empleador deseable concediendo una gran importancia al diseño y experiencia de su lugar de trabajo, estos esfuerzos se pondrán aún más en valor tras el período de "reclusión laboral" provocado por el Covid-19.

Con la era post coronavirus, ¿qué esperan y desean los profesionales de su lugar de trabajo 4.0?

El informe "Smart Workplaces" realizado por Robert Walters, consultora especializada en búsqueda y selección de mandos intermedios y directivos, ha extraído los siguientes hallazgos de su última encuesta, realizada a empresas y profesionales de diferentes áreas y sectores en España:

  • Un espacio que respire innovación, colaboración, concentración e inspiración

Los profesionales encuestados atribuyen a un lugar de trabajo atractivo y actual las siguientes cualidades: un diseño innovador y amigable; que facilite la colaboración con los compañeros de trabajo; un entorno que inspire a trabajar, relacionarse y generar nuevas ideas; con suficientes asientos y zonas para reunirse; con salas para tomar descansos y áreas que permitan la concentración; un lugar donde los empleados tengan disponibles las últimas tecnologías.

A cada empleado le incentivan factores diferentes en su entorno laboral. Hay profesionales que son más productivos en espacios silenciosos o ruidosos, en su oficina o en su casa, en espacios abiertos o cerrados. Si bien es cierto que dependiendo de la naturaleza o sector de la empresa, y de las dinámicas de trabajo de los equipos que la conforman, hay ciertos diseños que encajan mejor que otros.

"Por ejemplo, los profesionales del sector tecnológico suelen ser más favorables a espacios abiertos o semiabiertos, mientras que los profesionales del sector de ingeniería y legal prefieren trabajar en espacios compartimentados por sus dinámicas de trabajo. Más allá de estas diferencias sectoriales, lo ideal es conocer la opinión de la mayoría de los empleados de la empresa a partir de los departamentos de RRHH, y a partir de ahí intentar ofrecer espacios de trabajo acordes a sus necesidades", comenta Alberto Muñoz, Director en Robert Walters.

  • Ni abierto ni cerrado, los espacios semiabiertos, la opción preferida por el 68% de los profesionales

7 de cada 10 profesionales encuestados prefiere trabajar en espacios semiabiertos - una combinación entre open space y salas cerradas - un porcentaje que se alinea plenamente con el 71% de las empresas que cuentan con este diseño en sus oficinas.

Por otro lado, el 24% de las empresas ofrece espacios plenamente abiertos o un diseño open space - aquel en el cual no existe una separación visual entre los diferentes espacios de trabajo - un porcentaje que se acerca en gran medida al 20% de profesionales que desea trabajar en oficinas con esta disposición.

En la actualidad, los espacios totalmente cerrados o compartimentados son los menos populares ya que sólo el 5% de las empresas ha elegido realizar esta distribución para sus oficinas, y apenas 1 de cada 10 profesionales quiere trabajar en este tipo de entorno laboral (12%).

  • Los 3 espacios funcionales más valorados: salas para trabajar en equipo; cabinas para llamadas telefónicas/videoconferencias y salas de innovación

Los tres espacios funcionales más valorados por los profesionales encuestados son las salas para trabajar en equipo (64%), las cabinas para hacer llamadas telefónicas o videoconferencias (50%), y las salas de innovación y nuevas tecnologías (46%). Mientras que un porcentaje significativo de empresas cuenta con salas para trabajar en equipo (77%), cabinas telefónicas (31%) y salas de innovación (14%) se muestran como las asignaturas pendientes. El 6% de las compañías encuestadas no ofrece ningún tipo de espacio funcional.

"Los espacios semiabiertos son los que permiten en mayor medida la creación de diferentes zonas funcionales dentro de una oficina. Este tipo de áreas-propósito posibilitan a su vez la r(evolución) hacia un entorno inteligente porque en ellas se pueden conciliar personalidades y estilos de trabajo distintos: el profesional que necesite trabajar en un espacio diáfano y comunicativo dispondrá de un open space; aquel que necesite un entorno cerrado para concentrarse en una tarea contará con una sala dedicada a este fin; aquel profesional que necesite un lugar para facilitar la generación y el intercambio de ideas tendrá una sala de innovación y nuevas tecnologías; cabinas telefónicas para aquellos que necesiten realizar una llamada sin incomodar a sus compañeros de trabajo... Un diseño de oficina que ofrezca áreas funcionales acordes a su variada plantilla resultará un verdadero smart workplace ya que suplirá las diferentes necesidades de sus empleados. Según la naturaleza y sector de la compañía, los tipos de perfiles de empleados y estilos de trabajo serán diferentes pero de cualquier manera, alinear las preferencias de la plantilla al diseño del espacio de trabajo favorecerá la atracción y retención del talento, la productividad y un buen clima laboral", expone Ignacio Sanchez, Senior Manager en la división de Construcción, Inmobiliario e Infraestructuras de Robert Walters.

"Construir un entorno inteligente no se limita a ofrecer un espacio atractivo visualmente. Además de un diseño moderno, se han de crear espacios heterogéneos y funcionales que vayan acorde a los nuevos modelos, valores y prácticas de trabajo, así como adoptar las tecnologías que sean necesarias", continúa Ignacio.

  • Y....El hot desking, el concepto aliado con la flexibilidad laboral

Más allá de las preferencias de profesionales y organizaciones, los espacios abiertos o semiabiertos han demostrado crear una atmósfera de mayor colaboración entre empleados de distinto nivel funcional, generacional y profesional, especialmente si se incluye el concepto de hot desking. Al 64% de los profesionales encuestados le gustaría contar con este tipo de sistema, por el contrario, tan sólo el 17% de las empresas lo ha incorporado por el momento. Entre sus principales ventajas destaca el ahorro de costes en espacio de oficina, su compatibilidad con los modelos flexibles de trabajo, y la proximidad: todo empleado se siente cerca de los demás miembros del equipo, rompiéndose así un gran número de barreras de comunicación. La contrapartida es que los niveles de ruido pueden resultar molestos para aquellos profesionales que tratan de concentrarse en una actividad compleja.

"El sistema de hot desking se basa en la teoría de que nunca va a ser necesaria una mesa de trabajo para todos los empleados de la plantilla al mismo tiempo: ciertas personas estarán rotando por las salas de reunión, trabajando desde sus casas, viajando por trabajo, en una reunión externa o tendrán diferentes horarios laborales de entrada y salida. En consecuencia, en este tipo de entorno laboral no se dispone de un escritorio por persona sino que habrá en torno a un 25% menos de mesas de trabajo respecto al número total de empleados. Se trata de un sistema todavía minoritario (tan solo el 17% de las empresas ha incorporado el concepto de hot desking en el diseño de sus oficinas), pero se considera que este tipo de organización experimentará un aumento en los próximos años tras la estandarización de los modelos flexibles de trabajo", finaliza Alberto.

Robert Walters, consultora global especializada en búsqueda y selección de mandos intermedios y directivos, acaba de publicar la Guía para Proteger la Salud Mental y el Bienestar Trabajando en Remoto donde se ofrecen 8 consejos prácticos para lidiar con esta modalidad laboral dentro del complejo contexto actual:

 

  1. Crea un espacio definitivo que supere al de tu oficina 

¿Echas de menos la estructura que te proporciona tu oficina? Crear un espacio de trabajo organizado y ameno, ya sea en una habitación específica o en tu salón, te ayudará a mantener una mentalidad productiva, positiva y motivada. “Aunque es tentador trabajar desde la comodidad de tu sofá, es preferible tener un espacio de trabajo designado ya que esto implica menos distracciones y una mejor separación entre tu vida personal y profesional. Es importante que al terminar tu jornada de trabajo no te sientas obligado a seguir conectado. Intenta asociar tu trabajo únicamente a esta zona específica pues así el impacto en tu salud mental será menor”, comenta Iván Baltasar, responsable de la Comunidad Valenciana en Robert Walters. Intenta decorar, amueblar, organizar e iluminar este espacio de tal manera que supere progresiva y definitivamente…Al de tu oficina.

 

  1. Una rutina diaria con límites horarios = una rutina alejada del burn out

De cara a alcanzar una sensación de “normalidad”, trata de seguir tu rutina de trabajo habitual tanto como te sea posible. Mantén tu alarma para despertarte, vístete, tómate un café con tranquilidad o practica ejercicio antes de trabajar –es importante mantener tus rituales diarios, estructurar tu día de manera efectiva y organizada para sentirte seguro, bajo control y en calma.

 

El trabajo remoto debería permitir una mayor flexibilidad horaria, pero puede también, potenciar el agotamiento si no le das tiempo a tu mente para descansar. De promedio, las personas están trabajando 28 horas adicionales al mes con el teletrabajo según una encuesta realizada por la Mental Health Foundation y LinkedIn; esto ha provocado que el riesgo de burn out haya aumentado significativamente. Resulta tentador trabajar más con el objetivo de mejorar tu progresión laboral y mostrarle a tu jefe que estás siendo productivo desde tu hogar, sin embargo, esto puede ser perjudicial para tu salud si se prolonga demasiado en el tiempo. Mantén un horario de trabajo con límites saludables y razonables.

Gestionar tu bienestar mental es igual de importante tras tu horario laboral. Desconecta por completo, bloquea las notificaciones de tu bandeja de correo o de tu Microsoft Teams, y dedica tu tiempo libre a hablar con amigos y familiares, realizar alguna actividad física o cualquier otra que te guste y/o te relaje.

 

  1. Distanciamiento social no es igual a aislamiento social: Comunícate con los demás

“La COVID-19 ha hecho esencial encontrar nuevas formas de trabajar e interactuar, así como proteger nuestra salud mental y bienestar laboral. Muchos profesionales están trabajando de forma remota por largos períodos de tiempo por primera vez, aislados de sus compañeros de trabajo, amigos y familiares. Nuestras rutinas diarias se han visto alteradas, causando un mayor estrés y tensión física, mental y financiera, aún mayor en el caso de aquellos que se han visto afectados por ERTEs o han perdido su empleo. Es completamente natural que estos cambios e incertidumbre causen ansiedad y afecten a nuestra salud mental. Es importante tener en cuenta que el distanciamiento social no debe significar aislamiento social, por lo que te recomendamos encuentres vías para mantener una comunicación frecuente con tus compañeros de trabajo, pero también con tu familia y amigos, y que salgas de tu casa -respetando siempre las medidas de prevención y seguridad- tanto como sea posible para no estar toda la semana encerrado en casa trabajando”, sugiere Baltasar.

 

Para aquellas personas que progresan en su trabajo gracias a su interacción social en la oficina, trabajar desde casa puede suponer desventajas inesperadas. Es fácil sentirse solo o aislado al estar privado de conversaciones cara a cara con tu equipo y compañeros, pero existen herramientas de comunicación que te permiten mantener estas relaciones, desde chats grupales y videoconferencias hasta las redes sociales. Aunque la mayoría de las conversaciones son sobre trabajo, utiliza este tiempo para hablar con tus compañeros ya que probablemente estén experimentando tus mismas dificultades y preocupaciones.

 

Por otro lado, si te gusta trabajar en silencio y tienes que compartir tu espacio de trabajo con tus hijos, pareja o compañeros de piso, resultará una situación difícil de manejar. Habla con tu equipo y tu jefe, y explícales tus circunstancias con el fin de acordar una mayor flexibilidad horaria”, explica Baltasar.

 

  1. Infoxicación: La información es poder en su justa medida

Estar expuesto a una gran cantidad de información negativa puede aumentar tu sentimiento de ansiedad. No pases tanto tiempo con la televisión encendida o viendo noticias sobre la COVID-19. El flujo constante de información sobre la pandemia causa preocupación por lo que debes limitar los canales a los que accedes o los periódicos que lees, así como el tiempo que pasas haciéndolo. Sobre todo, enfócate en obtener datos de fuentes fiables como la OMS y las plataformas de las autoridades locales. Intenta no compartir rumores o desinformación que pueda generar pánico.

 

  1. Mens sana in corpore sano
    La salud mental y física están estrechamente relacionadas por lo que debes prestar la misma atención a ambas. Resulta fácil estar todo el día sentado con tu portátil, pero es fundamental que te levantes regularmente y te muevas, ya sea para caminar por la casa, estirarte, tomar agua; lo que sea mejor para ti de cara a aliviar el estrés y liberar endorfinas. Hay muchos canales y apps online que ofrecen sesiones rápidas de estiramiento. Si no puedes ir al gimnasio, prueba con sesiones de ejercicio online; existen muchas cadenas de gimnasios y centros de bienestar que ofrecen clases gratuitas en sus canales de YouTube. Asegúrate de buscar y probar lo que mejor se adapte a ti.

 

Además de la importancia de moverse y hacer ejercicio, el sueño también juega un papel vital en tu salud física y mental. La falta de sueño suele causar mal humor, agotamiento, falta de productividad…Y en el peor de los casos, provocar graves consecuencias para la salud a largo plazo: enfermedades cardíacas, diabetes tipo 2 y depresión son algunas de ellas. Duerme lo suficiente: tu hora de dormir forma parte de tu rutina diaria.

 

  1. La importancia de los “kit kats”

Como en cualquier ambiente de trabajo, tomarse descansos es extremadamente importante para relajar el cerebro y el cuerpo. Una caminata de 15 minutos a media mañana, tomar un snack o hablar con un amigo por teléfono…Independientemente de tu preferencia, asegúrate de desconectar cada cierto tiempo. Se ha demostrado que las pausas mejoran significativamente los niveles de productividad y la capacidad de concentración de una persona, además de ser beneficioso para la salud mental, por lo que tomar descansos frecuentes sea para estirarse, levantarse o tomar un café, ha de ser un hábito esencial. Tómate al menos una hora para comer, descansar y recargar pilas si trabajas en jornada completa.

Cada vez son más las compañías que buscan posicionarse como un empleador deseable concediendo una gran importancia al diseño y experiencia de su lugar de trabajo, estos esfuerzos se pondrán aún más en valor tras el período de "reclusión laboral" provocado por el Covid-19.

Con la era post coronavirus, ¿qué esperan y desean los profesionales de su lugar de trabajo 4.0?

 

El informe "Smart Workplaces" realizado por Robert Walters, consultora especializada en búsqueda y selección de mandos intermedios y directivos, ha extraído los siguientes hallazgos de su última encuesta, realizada a empresas y profesionales de diferentes áreas y sectores en España:

 

Un espacio que respire innovación, colaboración, concentración e inspiración

Los profesionales encuestados atribuyen a un lugar de trabajo atractivo y actual las siguientes cualidades: un diseño innovador y amigable; que facilite la colaboración con los compañeros de trabajo; un entorno que inspire a trabajar, relacionarse y generar nuevas ideas; con suficientes asientos y zonas para reunirse; con salas para tomar descansos y áreas que permitan la concentración; un lugar donde los empleados tengan disponibles las últimas tecnologías.

 

A cada empleado le incentivan factores diferentes en su entorno laboral. Hay profesionales que son más productivos en espacios silenciosos o ruidosos, en su oficina o en su casa, en espacios abiertos o cerrados. Si bien es cierto que dependiendo de la naturaleza o sector de la empresa, y de las dinámicas de trabajo de los equipos que la conforman, hay ciertos diseños que encajan mejor que otros.

 

"Por ejemplo, los profesionales del sector tecnológico suelen ser más favorables a espacios abiertos o semiabiertos, mientras que los profesionales del sector de ingeniería y legal prefieren trabajar en espacios compartimentados por sus dinámicas de trabajo. Más allá de estas diferencias sectoriales, lo ideal es conocer la opinión de la mayoría de los empleados de la empresa a partir de los departamentos de RRHH, y a partir de ahí intentar ofrecer espacios de trabajo acordes a sus necesidades", comenta Alberto Muñoz, Director en Robert Walters.

 

Ni abierto ni cerrado, los espacios semiabiertos, la opción preferida por el 68% de los profesionales

7 de cada 10 profesionales encuestados prefiere trabajar en espacios semiabiertos - una combinación entre open space y salas cerradas - un porcentaje que se alinea plenamente con el 71% de las empresas que cuentan con este diseño en sus oficinas.

 

Por otro lado, el 24% de las empresas ofrece espacios plenamente abiertos o un diseño open space - aquel en el cual no existe una separación visual entre los diferentes espacios de trabajo - un porcentaje que se acerca en gran medida al 20% de profesionales que desea trabajar en oficinas con esta disposición.

 

En la actualidad, los espacios totalmente cerrados o compartimentados son los menos populares ya que sólo el 5% de las empresas ha elegido realizar esta distribución para sus oficinas, y apenas 1 de cada 10 profesionales quiere trabajar en este tipo de entorno laboral (12%).

 

Los 3 espacios funcionales más valorados: salas para trabajar en equipo; cabinas para llamadas telefónicas/videoconferencias y salas de innovación

Los tres espacios funcionales más valorados por los profesionales encuestados son las salas para trabajar en equipo (64%), las cabinas para hacer llamadas telefónicas o videoconferencias (50%), y las salas de innovación y nuevas tecnologías (46%). Mientras que un porcentaje significativo de empresas cuenta con salas para trabajar en equipo (77%), cabinas telefónicas (31%) y salas de innovación (14%) se muestran como las asignaturas pendientes. El 6% de las compañías encuestadas no ofrece ningún tipo de espacio funcional.

 

"Los espacios semiabiertos son los que permiten en mayor medida la creación de diferentes zonas funcionales dentro de una oficina. Este tipo de áreas-propósito posibilitan a su vez la r(evolución) hacia un entorno inteligente porque en ellas se pueden conciliar personalidades y estilos de trabajo distintos: el profesional que necesite trabajar en un espacio diáfano y comunicativo dispondrá de un open space; aquel que necesite un entorno cerrado para concentrarse en una tarea contará con una sala dedicada a este fin; aquel profesional que necesite un lugar para facilitar la generación y el intercambio de ideas tendrá una sala de innovación y nuevas tecnologías; cabinas telefónicas para aquellos que necesiten realizar una llamada sin incomodar a sus compañeros de trabajo... Un diseño de oficina que ofrezca áreas funcionales acordes a su variada plantilla resultará un verdadero smart workplace ya que suplirá las diferentes necesidades de sus empleados. Según la naturaleza y sector de la compañía, los tipos de perfiles de empleados y estilos de trabajo serán diferentes pero de cualquier manera, alinear las preferencias de la plantilla al diseño del espacio de trabajo favorecerá la atracción y retención del talento, la productividad y un buen clima laboral", expone Ignacio Sanchez, Senior Manager en la división de Construcción, Inmobiliario e Infraestructuras de Robert Walters.

 

"Construir un entorno inteligente no se limita a ofrecer un espacio atractivo visualmente. Además de un diseño moderno, se han de crear espacios heterogéneos y funcionales que vayan acorde a los nuevos modelos, valores y prácticas de trabajo, así como adoptar las tecnologías que sean necesarias", continúa Ignacio.

 

Y....El hot desking, el concepto aliado con la flexibilidad laboral

 

Más allá de las preferencias de profesionales y organizaciones, los espacios abiertos o semiabiertos han demostrado crear una atmósfera de mayor colaboración entre empleados de distinto nivel funcional, generacional y profesional, especialmente si se incluye el concepto de hot desking. Al 64% de los profesionales encuestados le gustaría contar con este tipo de sistema, por el contrario, tan sólo el 17% de las empresas lo ha incorporado por el momento. Entre sus principales ventajas destaca el ahorro de costes en espacio de oficina, su compatibilidad con los modelos flexibles de trabajo, y la proximidad: todo empleado se siente cerca de los demás miembros del equipo, rompiéndose así un gran número de barreras de comunicación. La contrapartida es que los niveles de ruido pueden resultar molestos para aquellos profesionales que tratan de concentrarse en una actividad compleja.

"El sistema de hot desking se basa en la teoría de que nunca va a ser necesaria una mesa de trabajo para todos los empleados de la plantilla al mismo tiempo: ciertas personas estarán rotando por las salas de reunión, trabajando desde sus casas, viajando por trabajo, en una reunión externa o tendrán diferentes horarios laborales de entrada y salida. En consecuencia, en este tipo de entorno laboral no se dispone de un escritorio por persona sino que habrá en torno a un 25% menos de mesas de trabajo respecto al número total de empleados. Se trata de un sistema todavía minoritario (tan solo el 17% de las empresas ha incorporado el concepto de hot desking en el diseño de sus oficinas), pero se considera que este tipo de organización experimentará un aumento en los próximos años tras la estandarización de los modelos flexibles de trabajo", finaliza Alberto.

  1. Las sesiones de mindfulness, relajación, yoga…No son únicamente “cosa de Youtubers”

Muchas compañías ofrecen programas de apoyo a sus empleados y una amplia gama de beneficios para apoyar su bienestar físico y mental, especialmente desde que comenzó la pandemia. Saca provecho de estas herramientas cuando las necesites. También puedes ser proactivo y buscar otras actividades por tu cuenta. Además de las clases de actividad física virtuales, intenta probar con sesiones de mindfulness o relajación utilizando aplicaciones como Headspace o Calm. Este tipo de prácticas ayudarán a potenciar tu salud mental, sólo tienes que encontrar cuál se adapta mejor a tus necesidades.

 

  1. Nunca tengas miedo a solicitar ayuda

Si experimentas ansiedad, mal humor o cualquier otra afección no habitual, es importante que pidas ayuda antes de que la situación empeore, ya sea a un compañero de confianza, un amigo, un familiar, a tu propia empresa, a tu centro de salud o una organización de apoyo. “A pesar de los avances realizados en la última década para mejorar la salud mental de la población y comenzar a hablar abiertamente sobre la misma, este tema sigue envuelto de tabúes. Ahora más que nunca, las empresas no pueden dejar que su compromiso con la salud y bienestar de sus empleados se debilite ante la situación de pandemia mundial que estamos experimentando. Los profesionales trabajan un promedio de 28 horas más al mes cuando teletrabajan y un 18% tiene dificultades para desconectar cuando trabajan de forma remota. Las principales dificultades experimentadas por los profesionales cuando trabajan desde casa son la falta de colaboración y comunicación, y el sentimiento de aislamiento según el análisis del The 2020 State of Remote Work, por lo que debemos combatir estas consecuencias y garantizar nuestro propio bienestar general poniendo en marcha las medidas necesarias”, concluye Baltasar.

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