Las cinco respuestas que todas las empresas demandan sobre la vuelta a la oficina

Con la desescalada del confinamiento en España, empresas y empleados quieren saber qué sucederá definitivamente con la vuelta a las oficinas. ¿Cuándo será, cómo se producirá, cuándo se hará efectiva en su totalidad si es que llega a ser de esta manera, qué medidas de protección y seguridad están tomando las compañías, qué va a suceder con los espacios comunes, se limitarán actividades en grupo tales como reuniones presenciales que impliquen grupos grandes…? Estas y otras muchas cuestiones ocupan hoy un espacio importante en las mentes de responsables de recursos humanos y equipos de dirección. 

Aunque el fin del trabajo en remoto, de manera generalizada, aún está por llegar, esto está provocando un cambio de perspectiva a medio y largo plazo. Estamos viendo una tendencia a optar por modelos de trabajo más flexibles donde el teletrabajo sea una opción o un complemento a la actividad presencial. 

Lo que aún no está claro es si esta tendencia se va a instaurar como una apuesta generalizada por parte de las organizaciones, o si se producirá de una manera mucho más acotada. Tampoco sabemos cuándo empezarán a volver los trabajadores a sus oficinas, ni cómo lo harán, ni bajo qué medidas y protocolos concretos. 

Lo que sí parece claro es que el modelo de actividad presencial de las compañías deberá evolucionar hacia algo distinto del pasado. Toda organización tendrá que aportar un valor a los empleados a la vez que asegura los máximos estándares de higiene y protección.

Para establecer esos espacios a los que los empleados quieran volver, y seguir atrayendo productividad y talento, Steelcase ha compilado las 5 respuestas a las preguntas que toda empresa se hace. Para ello, ha contado con la opinión de un seleccionado grupo de expertos en talento, recursos humanos y espacios de trabajo.

1. ¿Cómo cambiar la mentalidad de los colaboradores para que con todos los cambios y protocolos de seguridad no se sientan «limitados en su libertad» y adopten nuevas formas de hacer las cosas como parte de la cultura organizacional? “Lo primero que hay que hacer, es poner al trabajador en el centro de las decisiones” aclara José María Monge, Director de Talento y Cultura de BBVA. “No debería ser difícil explicar y entender que esas decisiones se toman para hacer prevalecer la salud y bienestar de los trabajadores por encima del resto de cuestiones. No obstante, con visión de medio/largo plazo es fundamental contar con una cultura de empresa, con un modelo de liderazgo y con un modelo de comunicación alineado con el propósito de la organización.”
2. Al encontrarse España avanzando en el proceso de desescalada, en cuanto al regreso a las oficinas, ¿qué le recomendarías a las organizaciones? ¿Qué factores elementales deben tomarse en cuenta? “Hay que ser muy prudentes en la reincorporación física al trabajo. Tiene que prevalecer siempre la salud de los trabajadores y de sus familias”. Para Monge: “Hay que seguir las recomendaciones que el órgano gubernamental correspondiente determine, pero en la empresa hay que definir unos principios claros para la reincorporación, como: reincorporación prudente, que sea gradual, que se establezcan turnos, definir protocolos de higiene y seguridad, protocolos de identificación temprana de nuevos casos y sobre todo utilizar datos. Es imprescindible tomar decisiones basadas en datos”. 
3. ¿Cuál es la densidad recomendable que debemos manejar de ahora en adelante en las oficinas? “No creo que la evolución sea cambiar la ratio general existente en España, que son unos 10 metros cuadrados por persona”, asegura Jesús Vicente, Director de Leasing MERLIN Properties SOCIMI, “pero sí estimo que se evitarán ratios más bajas de hasta 5 o 6 metros conseguibles en función de la actividad y sobre todo el impacto vendrá en el rediseño del espacio de trabajo global, las áreas colaborativas, las áreas de descanso y la distribución de puestos”. 
4. ¿Qué opinas del papel de los espacios de coworking frente a las estrategias de las compañías en relación con el Real Estate tras el Covid-19? “Esta crisis nos ha enseñado que la flexibilidad es muy importante, y esa es una de las características principales del coworking”. Sin embargo, según el propio Vicente, “la excesiva rotación y densificación de algunos de ellos les va a obligar a replantear su estrategia de diseño del espacio ante las implicaciones del distanciamiento y la higiene en el puesto de trabajo. 
5. ¿Hasta dónde consideras que las organizaciones sacrificarán el confort de los espacios, ya sea visual, emocional o físico por mejorar la salud? “Las empresas tienen que poner ahora el foco en las personas y asegurar un bienestar a todos los niveles. Y aquí hablamos de bienestar no solo físico sino también emocional y cognitivo, porque repercute en el rendimiento laboral y por tanto en la productividad. Habrá que diseñar entornos donde más que nunca tecnología, espacios y personas estén íntimamente ligados, trabajar los espacios de socialización y de reunión”, subraya Gonzalo Martín, arquitecto de Steelcase, quien concluye: “hay que favorecer el trabajo en ambientes abiertos y las metodologías Agile”.