Las videollamadas se han convertido en grandes aliadas para mantener el contacto con la familia y amigos durante estos últimos años y en herramientas muy útiles para teletrabajar o seguir las clases a distancia. Dado su auge, los profesionales han tenido que adaptarse a esta nueva realidad, y por ello se ha observado un incremento del uso de aplicaciones como Zoom y Google Meet, entre otras, para realizar videoconferencias.
Según una encuesta llevada a cabo por Eurostat, el 78% de los españoles hizo videollamadas a través de Internet el año 2020[1] y se prevé que el mercado de las videoconferencias tenga un crecimiento del 19% entre 2020 y 2026[2]. Pero para que este tipo de comunicación sea efectiva, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos.
1. Buena calidad de vídeo
Hoy en día, las videoconferencias han sustituido la mayor parte de nuestras reuniones presenciales. Por este motivo, es importante contar con dispositivos de vídeo de alta calidad para que los meetings se desarrollen con la misma fluidez que si se hicieran en persona. Existen cámaras con tecnologías innovadoras, como el seguimiento facial y de voz, que funcionan incluso con la mascarilla puesta y hacen perceptibles expresiones sutiles, como un gesto cómplice o el brillo de los ojos.
2. Buena calidad de audio
Para que una videoconferencia se pueda desarrollar de manera fluida, se necesita un sonido nítido y sin ninguna interrupción para poder concentrar la atención en la conversación. Es importante que elijas altavoces o micrófonos que capten un audio totalmente natural y una claridad de voz desde todos los rincones de la sala. Invierte en un buen dispositivo con cancelación de ruido; los algoritmos inteligentes de reducción de ruido de fondo, control de voz direccional, cancelación de eco y eliminación de reverberación, brindan una experiencia de escucha de alta calidad. Además, procura buscar un espacio tranquilo sin sonidos de fondo que puedan generar distracción y te recomendamos que silencies el micrófono cuando no estás hablando.
3. Busca un espacio con buena iluminación
A la hora de realizar tus videoconferencias es fundamental cuidar la iluminación ante la cámara; de esta manera conseguirás que te presten más atención y que se comprenda mejor el mensaje que estás transmitiendo. Sitúate frente a una ventana, nunca de espaldas a ella, y en el caso de no disponer de luz natural, utiliza iluminación artificial de color blanco preferiblemente, colocándola detrás del ordenador. Así se te verá con nitidez y tu mensaje llegará con más claridad a tus interlocutores.
4. Vigila lo que se ve detrás de ti
El espacio que se escoge para la reunión es fundamental, además de cuidar la iluminación y elegir un lugar tranquilo, hay que cuidar mucho lo que se ve detrás de nosotros, el background o fondo. Mucha gente teletrabaja desde el salón de su casa y la decoración que hay detrás no es la más adecuada y se pierde profesionalidad. Por eso, es fundamental que busquemos un lugar con una decoración neutra o de oficina en caso que esto no sea posible, utilicemos un filtro a poder ser corporativo.
5. Cuida tu imagen
Este aspecto no sólo engloba la apariencia física, sino también el entorno, que debe estar limpio y ordenado. Procura cuidar tu piel y tu cabello antes de presentarte a una videoconferencia. La vestimenta es un punto clave; utiliza colores neutros y procura no llevar accesorios que generen ruido para no distraer la atención, como colgantes o pendientes que puedan rozar con los auriculares o el micro. Mantén una postura adecuada y proactiva, y una expresión sonriente. Igualmente, ten en cuenta que muchos sistemas de videoconferencia muestran tu imagen en espejo, por lo que los mensajes en la ropa pueden malinterpretarse o desviar la atención de los interlocutores.
6. Prepara la reunión con tiempo
Para que una videollamada sea efectiva, es importante que tengas en cuenta diversos aspectos antes de empezar. En primer lugar, escoge a través de qué plataforma se va a realizar la reunión, así como la fecha y la hora. Asegúrate de que todos los asistentes cuentan con el link para poder asistir y repasa las temáticas que se van a tratar; de esta manera la conversación será fluida y se abordarán todos los aspectos necesarios. Realiza un pequeño ensayo antes de comenzar para verificar que la iluminación, el encuadre del vídeo y el espacio son los adecuados.
7. Voz y lenguaje
La mayor parte de la atención en una conferencia online se centra en la voz. Es uno de los elementos clave a tener en cuenta si queremos que se nos entienda bien; por ello, debemos identificar la intención que expresa, la seguridad que transmite, el control, etc. Para mantener activos a los demás participantes, procura hacer cambios en tu tono de voz, en el ritmo y en la continuidad de tu discurso. Cuanto más fluido hables, menos desconectarán tus oyentes.
8. Elige bien el sistema de videoconferencia
Como bien sabemos, existen una infinidad de plataformas que permiten realizar videoconferencias de forma online, y por ello escoger la que más se adecue a tus necesidades es un punto decisivo a la hora de realizarlas. Se ha de tener en cuenta en primer lugar cuál es el objetivo y la intención de la reunión. En segundo lugar, la compatibilidad con el sistema; escoge un producto que no necesite configuración específica, es decir, que se adapte y pueda utilizarse desde diferentes dispositivos de forma sencilla. Por último, asegúrate de que contiene las funcionalidades necesarias para que la videoconferencia pueda desarrollarse de manera correcta. Y, sobre todo, que tu equipamiento técnico se entiende a la perfección con la plataforma elegida. Si seleccionas dispositivos de calidad que, además, ofrecen algún tipo de certificación que acredite que son compatibles con tu equipo y con la plataforma de videoconferencia seleccionada, perfecto.
9. Buena conexión
Asegúrate de que tu ancho de banda es lo suficientemente potente para poder realizar videoconferencias sin interferencias técnicas. Cierra aplicaciones en segundo plano innecesarias y programas que hagan un uso elevado del ancho de banda de tu red WiFi y que puedan interrumpir la reunión. Puedes preparar una conexión alternativa con los datos del teléfono móvil, por ejemplo, por si hubiera cualquier problema durante el transcurso de ésta poder reconectar rápidamente desde el teléfono móvil.
10. Documentos y aplicaciones
Durante tu videoconferencia es importante sólo tener abiertos los documentos y aplicaciones que vayas a necesitar para la sesión; de esta manera no habrá confusión a la hora de compartir información con los demás participantes. Además, ahorrarás tiempo y la conexión irá más rápida. Es una buena idea cerrar todas las pestañas del navegador que no tengan que ver con la sesión.
[1] https://es.statista.com/grafico/24208/personas-que-han-realizado-llamadas-o-videollamadas-a-traves-de-internet/
[2] https://blog.webex.com/es/videoconferencias/dieciocho-estadisticas-sobre-videoconferencia-para-2021/
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