PFU (EMEA) Limited ha publicado los resultados del informe La digitalización como elemento facilitador de la transformación digital a través del cual Quocirca, la principal fuente de información sobre el mercado de la impresión, ha indagado en la opinión de profesionales de TI acerca de escáneres y el uso del papel en entornos de trabajo. El estudio1 indica que el papel sigue arraigado en muchos procesos de negocio, incluidos los relacionados con registros de clientes y empleados: el 52% de las empresas aún no ha digitalizado por completo las nóminas y el 69% sigue almacenando los documentos contractuales en papel.
Esta investigación revela también que, aunque algunas copias en papel de archivos importantes, como registros de clientes, contratos y documentos de identificación, se destruyen de forma segura (10%), el 41% de los documentos en papel se queda desperdigado por la oficina, lo cual es un riesgo potencial de seguridad. Además, casi una cuarta parte (22%) de los encuestados afirma que prefiere el papel a lo digital por motivos de seguridad, por lo que parece que existe una gran desconexión entre esta percepción y los riesgos asociados a los formatos digitales y físicos.
Asimismo, el informe sugiere que el ecosistema del papel dentro de las organizaciones sigue dependiendo de varios factores: las necesidades de los clientes (29%) y las preferencias de los empleados (25%) aparecen como las principales razones por las que el papel sigue presente en los procesos de las organizaciones, junto con el cumplimiento legal (39%) como el motivo más frecuente.
Las conclusiones de este estudio coinciden con un momento en el que la Covid, el fenómeno de la Gran Dimisión y el aumento de costes han cambiado el enfoque de la transformación digital. Según el informe sobre inteligencia organizacional 2020 de Fujitsu, realizado por PFU, esa digitalización tenía como impulsores la eficiencia y la rentabilidad, pero en 2022 la balanza se ha inclinado más hacia la agilidad del negocio y a tener una infraestructura de TI flexible que permita hacer frente a imprevistos (53%).
“Está claro que las organizaciones todavía dependen del papel para muchas operaciones del día a día, lo que podría considerarse problemático desde el punto de vista de la seguridad. Quizás es también un indicativo de una falta de cultura organizativa en lo que se refiere a almacenamiento y gestión del papel”, comenta Louella Fernandes, directora de Quocirca.
“Para muchas organizaciones, el papel sigue siendo una parte importante de sus procesos y flujos de trabajo. Incluso aquellas que han minimizado su uso de manera interna tienen que lidiar con el papel procedente de fuentes externas. Para capturar eficazmente la información entrante, las organizaciones deben considerar la digitalización como punto de partida y, en paralelo, establecer políticas que garanticen la gestión adecuada y segura de los documentos físicos”, añade Hiroaki Kashiwagi, presidente y CEO de PFU (EMEA) Limited.
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