En este artículo analizamos, junto a los expertos de Factorial, las herramientas para gastos con tarjetas de empresa.
Notas de gasto mal gestionadas, pérdida de tickets, importes erróneos, reembolsos que se retrasan… Si además usas tarjetas de empresa sin trazabilidad, el problema crece. Un quebradero de cabeza para el área financiera que daña el bienestar y la confianza de los empleados.
Aquí entran en juego las herramientas para gestionar gastos con tarjetas. Soluciones vinculan cada movimiento de una tarjeta corporativa a una app que:
- Registra el gasto.
- Lo categoriza.
- Lo valida automáticamente.
Por ende, eliminas las hojas de cálculo manuales, aceleras la conciliación contable y reduces notablemente los errores humanos. Así que, principalmente te merece la pena implementar una app o sistema para gestionar gastos con tarjetas de empresa porque te aportan:
- Control en tiempo real. Ves al instante quién ha hecho qué gasto, con qué tarjeta y concepto. O sea, que detectas anomalías al momento y disfrutar de una transparencia total.
- Digitalización de recibos y tickets. Olvídate del papel. Estas apps permiten fotografiar el ticket y asociarlo al movimiento. Además, con la tecnología OCR, la información se extrae automáticamente y se clasifica en la categoría exacta.
- Automatización de políticas de gasto. ¿Tu empresa tiene límites por departamento o rol? Las herramientas de gastos con tarjetas aceptan reglas automáticas que bloquean gastos fuera de la política o que exigen una aprobación previa.
- Reducción de tareas administrativas. El equipo financiero no tiene que perseguir a los empleados ni conciliar datos manualmente. Todo queda registrado, auditado y preparado para su integración contable.
- Bienestar para el equipo. Los empleados ya no tienen que adelantar su dinero ni rellenar interminables formularios. Con una tarjeta corporativa y una solución y app intuitiva justifican sus gastos de forma rápida y clara.
Los 6 factores para elegir una app de control de gastos
Ahora bien, con tantas opciones en el mercado, escoger es difícil. Cada empresa tiene sus necesidades, sus flujos de trabajo y políticas internas. Por eso, es fundamental analizar varios criterios.
Aquí te dejamos seis aspectos en los que te debes fijar para elegir la app de gestión de gastos que mejor se adapte a tu negocio.
1. Facilidad de uso para todos los perfiles
Plantéate lo siguiente: ¿el software y la app son intuitivos? ¿Tus empleados podrán usarla desde el móvil sin formación técnica? Una herramienta eficaz debe ser simple y ágil. Si es compleja o poco visual, te dará más trabajo.
- Consejo: prueba la versión demo o free trial antes de implementarla globalmente.
2. Emisión y control de tarjetas físicas y virtuales
Las mejores soluciones te dan la posibilidad de emitir tarjetas de empresa personalizadas para cada usuario o departamento. Algunas incluso ofrecen tarjetas virtuales para gastos puntuales o compras online, lo que aporta una capa extra de seguridad.
- Es interesante poder asignar límites por tarjeta, bloquearlas al instante y vincularlas a categorías o proyectos.
3. Automatización de recibos y digitalización de tickets
Olvídate del “¿dónde está el justificante?”. Busca herramientas que integren tecnología OCR para escanear automáticamente tickets y extraer datos como fecha, importe, IVA, proveedor…).
4. Integración con otros sistemas de la empresa
Asegúrate de que tu herramienta de control de gastos se integre fácilmente con tu ERP, CRM o software de recursos humanos (como Factorial). De esta manera, los datos fluyen y no hay duplicidades ni tareas a mano. Es más, muchas se sincronizan con bancos y pasarelas de pago.
5. Seguridad, cumplimiento y control de políticas
La gestión de gastos implica datos sensibles y riesgos de fraude. Por eso, la solución debe contar con cifrado, permisos personalizados, trazabilidad completa y mecanismos de auditoría. Además, si operas en distintos países o tienes políticas de gasto por equipo, verifica que la herramienta se adapta a esa complejidad.
6. Tamaño y fase de crecimiento de tu empresa
El tamaño importa. No es lo mismo una startup de 10 personas que una pyme de 200 o una multinacional. Algunas herramientas están pensadas para escalabilidad, mientras que otras priorizan la simplicidad. Revisa planes y precios según número de usuarios, tarjetas y operaciones.
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