La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) está viviendo una era de rápidos cambios impulsados por nuevas normativas tanto a nivel nacional como europeo. En España, particularmente, cada vez es más necesaria una gestión de proveedores y contratistas basada en datos, trazabilidad y automatización. Por tal motivo, en este artículo, nos hemos propuesto analizar cómo las recientes normativas están obligando a digitalizar los procesos de CAE y qué prácticas pueden ayudar a tu empresa a cumplir con eficiencia y seguridad.
Panorama regulatorio 2024: Directrices del INSST
En el año 2024, el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) publicó una serie de directrices que orientan a las empresas españolas a fortalecer la gestión de la seguridad y la salud laboral a través de procesos digitalizados. Estas subrayan la necesidad de:
- Crear registros electrónicos y trazables de las contrataciones, subcontrataciones y experiencias de las obras.
- Estandarizar los procedimientos para la revisión de documentos y la verificación de requisitos de CAE.
- Facilitar la trazabilidad de la documentación y de las inspecciones, reduciendo la dependencia de archivos en papel.
La idea central del documento es acelerar la digitalización de la CAE para mejorar la prevención de riesgos y la conformidad normativa. En tal sentido, este marco impulsa a las empresas a revisar y digitalizar sus flujos de trabajo, desde la solicitud de documentos hasta la validación y auditoría. Ahora bien, para la implementación eficiente de estos cambios se requiere de sistemas digitales que centralicen la evidencia, actualicen los estados de cumplimiento y permitan la realización de auditorías rápidas.
Inspecciones reforzadas y procedimientos más exigentes: Cataluña como ejemplo
Pero más allá de las directrices nacionales, las comunidades autónomas ya están aplicando un ritmo más riguroso para la CAE. En Cataluña, por ejemplo, la Inspección de Trabajo ha aumentado un 12,9% las actuaciones en CAE y elevó un 38% los requerimientos por deficiencias detectadas, lo que refleja una mayor exigencia a las empresas y una menor tolerancia hacia las implementaciones superficiales o incompletas.
En la práctica, esto se traduce en una obligación a demostrar procesos de verificación, revisión documental y control de pruebas en tiempo real, y no solo a cumplir con una lista de reconocimiento estática. Como podrás observar, esta tendencia refuerza la necesidad de soluciones que automaticen la recopilación, revisión y almacenamiento de documentos, con trazabilidad y capacidad de respuesta ante los requerimientos de la inspección.
Normativa CSDDD: Diligencia Debida en Sostenibilidad
La normativa CSDDD, o Directiva de diligencia debida de las empresas en materia de sostenibilidad, aprobada por el Parlamento Europeo el 24 de abril de 2024 y refrendada por el Consejo de la Unión Europea en mayo de ese mismo año, introduce además obligaciones de diligencia debida respecto a derechos humanos y medio ambiente a lo largo de la cadena de suministro. Ahora, las empresas deben, adicionalmente, identificar, prevenir, mitigar y rendir cuentas sobre los impactos en derechos humanos y medio ambiente que se produzcan entre sus proveedores y contratistas.
Por lo tanto, la CAE debe también coordinar la recopilación de información, la evaluación de riesgos, los planes de acción y las evidencias de cumplimiento para terceros, con soluciones que registren, actualicen y auditen estas actividades de forma centralizada.
Cómo estas normativas impulsan la digitalización de la CAE
- Mayor necesidad de centralización de documentos: la CAE ya no puede depender de archivos dispersos. Se necesita de sistemas digitales que faciliten la recopilación automática de documentación, la verificación de requisitos y la gestión de excepciones.
- Trazabilidad y auditoría en tiempo real: las inspecciones y las directrices exigen trazabilidad de cada documento, fecha de revisión y responsables. Algo que hacen muy bien las plataformas digitales, las cuales permiten mantener un historial completo y auditable.
- Reducción de errores y tiempos de respuesta: los flujos automatizados reducen errores humanos en la solicitud de documentos, la asignación de responsables y el control de vencimientos.
- Preparación para la diligencia debida: ante las exigencias de la CSDDD, la CAE debe mapear proveedores, evaluar riesgos y generar informes de cumplimiento. La digitalización facilita la recopilación de evidencias y la demostración de cumplimiento ante autoridades o auditorías.
- Eficiencia y reducción de costes: la automatización de los procesos de CAE, la gestión documental en un único lugar y la generación de informes estandarizados se traducen en ahorros de tiempo y recursos.
Buenas prácticas y herramientas para gestionar la CAE en la actualidad
Si quieres que tu empresa se adecúe eficientemente a las nuevas normativas, sin correr el riesgo de exponerse a sanciones y multas, lo mejor será que sigas estos consejos:
- Centraliza la gestión documental: mantener toda la documentación de tus proveedores, contratos, certificados y evaluaciones en una plataforma única te ayudará mucho.
- Automatiza las solicitudes y renovaciones: te conviene establecer flujos automáticos para solicitar documentos, recordatorios de vencimientos y renovaciones.
- Implementa la verificación y firma electrónica: debes garantizar que todos los documentos sean legítimos y estén firmados digitalmente para evitar retrasos.
- Mantén el control de las versiones y la trazabilidad: recuerda que cada actualización debe quedar registrada con fecha, usuario y motivo.
- Integra con herramientas de RR. HH. y ERP: procura conectar tu CAE con sistemas y herramientas digitales existentes que te permitan tener una visión unificada de proveedores, contratistas y riesgos.
- Crea dashboards de cumplimiento y riesgos: vas a necesitar contar con indicadores que te permitan detectar a tiempo deficiencias, tiempos de respuesta y grado de cumplimiento.
- Capacita continuamente a tus empleados: formar a tus equipos en las nuevas normativas y las herramientas de CAE, así como en las mejores prácticas de gestión de proveedores, es muy fundamental.
La plataforma CAE de Dokify, el aliado estratégico perfecto
Si estás buscando que tu empresa pueda responder de forma eficiente a estas exigencias, la reconocida empresa Dokify pone a tu disposición soluciones centradas en la gestión de proveedores y la CAE, que automatizan los requisitos y la gestión documental, aliviando la carga operativa y asegurando una visión global y actualizada de la conformidad de las contratas.
La plataforma CAE de Dokify está diseñada para centralizar, verificar y auditar la documentación de proveedores y contratistas, con un enfoque en la seguridad, la eficiencia y el cumplimiento normativo. La misma mecaniza la prevención de los riesgos laborales y gestiona los requisitos y la documentación de tus contratistas. De manera que, con esta solución, todos las contratas quedan gestionadas en un único lugar y se realiza una verificación automatizada de toda la documentación aportada. Por lo que podrás, solicitarles automáticamente la documentación, realizar una revisión exhaustiva de los archivos y reducirás los tiempos de gestión.
Y es que Dokify se ha propuesto ayudar a las empresas a ser más eficientes a través de la automatización de procesos y, a la vez, desarrollar productos digitales que aporten valor entendiendo las necesidades reales de estas.
Dado que las regulaciones actuales están redefiniendo la forma en que las empresas gestionan a sus proveedores y contratistas, el proceso de digitalización de la CAE ya no es una opción; es una necesidad para poder cumplir con las directrices nacionales, responder a inspecciones más exigentes y afrontar la diligencia debida en sostenibilidad.
Así que adoptar herramientas que automaticen la gestión documental, centralicen las pruebas y ofrezcan una buena trazabilidad, además de reducir los riesgos, mejora la eficiencia operativa de tu empresa y tu capacidad de tomar decisiones basadas en datos reales. Si buscas una solución probada para gestionar a tus proveedores de forma eficiente, sin duda, la plataforma CAE de Dokify es el aliado estratégico perfecto para transformar la CAE en un proceso ágil y global.
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