La consolidación del modelo de trabajo híbrido en España está cambiando la forma de trabajar y eso conlleva nuevas necesidades por parte de los trabajadores y una trasformación organizacional, que viene impulsada por una nueva concepción de los espacios de trabajo.
El lugar de trabajo moderno es esencial para mejorar la experiencia del empleado y desarrollar estrategias sólidas de atracción y retención del talento.
Los expertos del área de Workplace de Ricoh han identificado las tendencias que están facilitando la transición al puesto de trabajo moderno:
- Flexibilidad y colaboración: en un modelo de trabajo distribuido, se impone la flexibilidad, y esto se tiene que trasladar al espacio de trabajo. Las oficinas deben facilitar la colaboración de los equipos, tanto si el empleado está trabajando en presencial como en remoto. Se priorizarán los espacios abiertos, modulares y adaptables a las diferentes dinámicas de trabajo.
- Sostenibilidad y compromiso social: la sostenibilidad no es un término de moda, sino una prioridad estratégica de las compañías que buscan crecer en entornos cada vez más competitivas. Inversores, reguladores y consumidores instan a las empresas a ser más sostenibles. En el lugar de trabajo esta prioridad impacta en el diseño, que incluye materiales sostenibles, eficiencia energética y prácticas más responsables con el medioambiente y la sociedad.
- Entornos para el bienestar: las oficinas del futuro se caracterizan por favorecer el bienestar físico y mental. Para conseguirlo, las empresas tendrán la comodidad del empleado, apostando por espacios flexibles que combinen con diferentes zonas, unas dedicadas al trabajo individual y otras al trabajo en grupo y la colaboración. Debe primar la iluminación natural y los diseños biofílicos, en los que las plantas aportan la visión de naturaleza e incrementan la capacidad de concentración.
- Tecnología centrada en las personas: disponer de la tecnología adecuada en un entorno de trabajo flexible es vital para mejorar la experiencia de los empleados. De hecho, un estudio de Opinion Matters para Ricoh corrobora que tener las herramientas de TI necesarias está estrechamente ligada a la productividad, creatividad y capacidad de resolver retos de los empleados, con el grado de realización que esto supone para las personas en su trabajo diario.
La transformación digital del puesto de trabajo conlleva implementar herramientas de colaboración y comunicación, tanto a nivel interno como externo, que faciliten las tareas de los empleados que trabajan en equipos híbridos dispersos, sin mermar la capacidad de crear, colaborar y co-crear. Esto implica el uso de software de colaboración, como Microsoft Teams, soluciones audiovisuales avanzadas y otras innovaciones que facilitan su jornada laboral en la oficina. En este ámbito figuran las soluciones de monitorización y sensorización de espacios, gestión de visitas, administración de incidencias, taquillas inteligentes y servicios de impresión gestionados, etc.
Como resumen los especialistas de Ricoh, la clave es un enfoque centrado en las personas a través de lugares de trabajo interconectados, productivos y más eficientes.
“Crear la oficina del futuro pasa por un enfoque centrado en las personas, la sostenibilidad y la integración de tecnologías avanzadas, con espacios más flexibles, para ofrecer una experiencia que potencia la productividad, el bienestar y la innovación en la empresa”, afirma José Luis Gion, director del área de Workplace de Ricoh España.
Las nuevas oficinas de Ricoh en Madrid incorporan todas estas tendencias y, además, se ha concebido como un entorno de demostración continua del impacto de las últimas tecnologías aplicadas al trabajo del futuro, un área en la que la compañía está posicionada entre los tres principales integradores a nivel mundial.
En su construcción ha estado muy presente la sostenibilidad. Así, se incorporaron materiales que contienen un promedio del 80% de contenido reciclado y que proporcionan un ahorro medio de CO2 del 84% en su siguiente vida.
También se apostó por incorporar elementos naturales, como plantas liofilizadas que no consumen agua, para crear un espacio de trabajo que promueve el bienestar, la salud y la productividad de los empleados. Asimismo, se cuidó el control del ruido, aplicando, por ejemplo, paneles acústicos en revestimientos de paredes y techos, y la iluminación, garantizando los 500 luxes para trabajo individual y reforzando con iluminación puntual en zonas de colectividades hasta los 700 luxes, con una cuidada selección cromática para generar ambientes más cálidos o activarse. Del mismo modo, los ciclos circadianos fueron relevantes a la hora de acondicionar cada espacio, según su uso.
La tecnología, elemento diferenciador
La planta, de más de 1.000 metros cuadrados, cuenta con diferentes espacios pensados para crear un entorno de colaboración abierto con todas las herramientas que necesitan los empleados, desde los puestos de trabajo, phone booths o estaciones privadas para llamadas, diferentes tipos de salas de reunión equipadas con tecnología de vanguardia basada en inteligencia artificial, ágoras o cantina conectada a cartelería digital para potenciar la comunicación corporativa y los eventos híbridos taquillas inteligentes, pantallas interactivas, etc.
Además, los recursos están disponibles a través de una potente aplicación de gestión de espacios e IoT, Ricoh Spaces, que permite la reserva de salas y puestos individuales, aparcamiento, taquillas e integración con diferentes sensores de IoT que permiten monitorizar y analizar las principales métricas ESG como la calidad del aire o el uso energético, el nivel de ocupación y el uso de cada espacio.
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