Una empresa debe estar preparada por si hay una situación de emergencia para responder de forma rápida y eficaz. Incendios, fallos eléctricos, amenazas externas o incluso apagones masivos, como el ocurrido recientemente en España, exigen contar con medidas de seguridad en caso de emergencia que garanticen la protección de empleados, instalaciones y activos. En este artículo vamos a descrubir, junto a los expertos de Grupo Spec, ¿por qué es necesario un protocolo de actuación ante una situación de emergencia?
Uno de los aspectos más críticos en estos escenarios es la gestión de los accesos, tanto para facilitar evacuaciones ordenadas como para mantener el control de quién entra y sale durante una incidencia. En este artículo repasamos cómo actuar en caso de emergencia dentro de la empresa, la importancia de contar con protocolos de actuación, y qué rol desempeñan los sistemas tecnológicos como los software de control de accesos en situaciones críticas.
Contar con un protocolo de actuación ante una situación de emergencia es esencial para garantizar una respuesta eficaz, rápida y organizada. Este documento debe recoger los pasos que deben seguirse ante diferentes escenarios críticos: desde incendios hasta apagones eléctricos, e incluir quién toma decisiones, cómo se comunica la emergencia y qué acciones concretas debe ejecutar cada área.
La ausencia de un protocolo claro puede generar caos, improvisación y riesgo para los empleados. Las actuaciones deben estar previamente entrenadas, ser conocidas por todo el personal a través de acciones de comunicación interna y formaciones, y revisadas de forma periódica para adaptarse a las nuevas amenazas, exigencias o tecnologías implementadas.
Durante una emergencia, los canales habituales (email, teléfono fijo) pueden no estar disponibles. Por eso es importante que el protocolo incluya canales alternativos, como aplicaciones móviles, sistemas de mensajería corporativa o notificaciones automáticas integradas en el software de control de accesos. La rapidez y claridad con la que se transmite la información puede marcar la diferencia entre el orden y el caos.
Gestión de accesos en situaciones críticas, el gran olvidado
Cuando se piensa en emergencias, se suele hablar de evacuación o primeros auxilios, pero pocas veces se considera el tema del control de accesos. ¿Qué ocurre si se va la luz y los empleados no pueden salir porque las puertas funcionan con sistemas electrónicos?
Aunque los edificios están obligados por ley a contar con puertas de emergencia de apertura manual, muchos accesos principales o zonas internas funcionan con sistemas de control electrónico que pueden verse afectados por un corte eléctrico. Si no cuentan con fuentes de alimentación ininterrumpida (SAI) o mecanismos de apertura de emergencia, pueden quedar inoperativos, impidiendo la salida fluida del personal. Por eso, es fundamental garantizar que estos sistemas estén preparados para responder ante cortes de energía y que el protocolo de actuación contemple accesos alternativos y seguros.
Apagones y seguridad: qué debemos tener en cuenta
El reciente apagón que afectó a España de manera generalizada ha vuelto a poner sobre la mesa la necesidad de contar con medidas de seguridad en caso de emergencia, específicamente diseñadas para escenarios de interrupción eléctrica. Hasta ese día, seguramente no éramos tan plenamente conscientes de hasta qué punto nos puede poner en jaque y alterar el funcionamiento a todos los niveles el hecho de no contar con electricidad. Cuando falla, pueden dejar de funcionar desde las alarmas hasta los sistemas de apertura electrónica o los mecanismos automáticos de seguridad.
En estos casos, es fundamental contar con fuentes de alimentación ininterrumpida (SAI) para mantener activos los dispositivos más sensibles y tener un sistema de respaldo para el control de accesos. Además, disponer de planes alternativos es clave para que la empresa no pierda el control de la situación. La actuación en caso de emergencia debe contemplar específicamente estos riesgos eléctricos.
Formación y simulacros, claves para una respuesta eficaz
Tener los mejores protocolos o tecnologías no servirá de nada si el personal no sabe cómo actuar cuando llega el momento. Por ello, es imprescindible que las empresas impartan formación continua sobre cuál es el protocolo de actuación ante una situación de emergencia, y que se realicen simulacros periódicos para comprobar el funcionamiento de los sistemas, la comprensión del plan por parte del equipo y la eficiencia del tiempo de respuesta.
Estos ejercicios deben involucrar a todo el personal y contemplar diferentes escenarios: evacuaciones por incendio, cortes eléctricos, accesos bloqueados o incluso emergencias médicas. Así se asegura que las medidas de seguridad en caso de emergencia no solo existen sobre el papel, sino que se pueden ejecutar correctamente cuando más se necesitan. Puestos a comprobar la estabilidad de nuestros sistemas, también se recomienda esta guía para conocer las claves de los ataques simulados a propósito de diagnosticar las fortalezas y debilidades.
Evaluación post-emergencia y mejora continua
Una vez gestionada una emergencia, es esencial realizar una evaluación detallada de lo ocurrido. Este análisis debe abordar qué funcionó bien, qué falló, cuánto tiempo se tardó en evacuar y qué dificultades encontraron los empleados o los equipos de seguridad. Es lo que se conoce como post-mortem de seguridad, y debe incluir también la revisión de los sistemas de control de accesos y el comportamiento de los dispositivos tecnológicos durante el incidente.
Estos aprendizajes deben traducirse en acciones concretas. La seguridad en la empresa es un proceso dinámico, que debe ajustarse a los cambios tecnológicos, normativos y del entorno social.
Soluciones tecnológicas para emergencias: control y prevención
Contar con herramientas tecnológicas adecuadas permite a las empresas anticiparse y reaccionar mejor ante cualquier incidente. Desde Grupo SPEC, planteamos un módulo de seguridad, entendido como una funcionalidad específica del sistema que permite gestionar situaciones de emergencia, tales como evacuaciones, apagones, amenazas u otros incidentes graves. El Software es capaz de actuar sobre distintos dispositivos (sirena, central de alarmas, etc.) en caso de emergencia, y activar avisos acústicos o luminosos si están conectados a los terminales de SPEC instalados en el centro.
Además, estos sistemas permiten generar informes útiles para los equipos de prevención de riesgos laborales, facilitando la revisión de las medidas de seguridad en caso de emergencia y ayudando a optimizar los protocolos existentes. La tecnología, por tanto, no solo actúa durante la emergencia, sino que también permite prevenir y mejorar continuamente la seguridad de la empresa.
Las emergencias no siempre se pueden evitar, pero sí se puede estar preparado para gestionarlas de la mejor forma posible. Desde la elaboración de protocolos hasta la implementación de soluciones tecnológicas como el control de accesos, cada medida suma en la protección de los empleados y la continuidad del negocio ante eventualidades que amenazan con interrumpir su producción.
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