La Agencia Tributaria impulsa un nuevo modelo de control fiscal que cambia la gestión de facturas, haciendo que Verifactur pase de ser una opción a una obligación.
La digitalización de los procesos administrativos ha avanzado con paso firme, y la facturación electrónica se ha consolidado como un pilar central para el control fiscal y la eficiencia empresarial con los últimos cambios de la regulación fiscal en España. Las empresas tienen que dar el paso para hacer de Verifactu un pilar durante y después de esta transición hacia un modelo digital más transparente y eficiente.
Verifactu es un sistema que obliga a las empresas a enviar los registros de facturación directamente a la Agencia Tributaria. Para las compañías y profesionales, esto supone un proceso de adaptación que no solo pasa por reforzar la transparencia fiscal, sino también por los equipos de RRHH (Recursos Humanos). Ahora tienen que cambiar como se gestionan los proveedores, cómo se controlan los gastos y todo lo relacionado con las facturas.
El impacto de Verifactu en los procesos de facturación
Uno de los cambios más visibles que introduce Verifactu es que cambia por completo el ciclo de facturación. A diferencia de antes, con facturas que se gestionaban intermanente y se entregaban después al cliente o al proveedor, ahora se deben enviar electrónica y directamente a la Agencia Tributaria durante el proceso.
Esto obliga a usar soluciones que permitan transmitir los datos rápidamente. De hecho, ahora las facturas deben estar codificadas según el nuevo estándar definido por la ley, incluyendo varios campos obligatorios adicionales y un sistema de trazabilidad que pueda asegurar su autenticidad: número de registro único, detalles concretos de cada operación, firma digital del emisor y metadatos son solo algunos de estos cambios. Necesarios además para permitir a la administración comprobar que no hay manipulación.
Este nuevo sistema hace que las empresas tengan que usar softwares de facturación compatibles, como también obliga a que todo el personal tenga que aprender a usar este nuevo sistema, por no hablar de la conexión constante con la AEAT y también la necesidad de revisar posibles cambios de la normativa con frecuencia.
Cumplimiento normativo y Verifactu: un aspecto clave para las empresas
La entrada en vigor de Verifactu no será inmediata, pero ya existen plazos para su implementación. Las personas jurídicas tendrán que usarlo a partir del 1 de enero de 2026 y los autónomos tendrán que dar el paso antes del 1 de julio del mismo año.
Las empresas deben anticiparse y establecer planes de adaptación que les permitan cumplir con los nuevos requisitos. Es algo necesario porque, por ejemplo, hay sanciones de hasta 50.000 € por no usar el software de facturación adecuado, por no hablar de la pérdida de reputación de cara a los clientes en caso de recibir una sanción.
Por eso, la planificación es clave. Es necesario seguir una hoja de ruta que indique plazos y herramientas a usar para cumplirlos. En este camino de adaptación, adoptar un sistema de facturación Verifactu puede ser más fácil si se recurre a empresas como Holded, que ofrecen sistemas fáciles de integrar, adaptables, escalables y que además automatizan las labores de facturación. Algo que facilita el cumplimiento normativo a la vez que reduce el riesgo de cometer errores.
Adaptando la gestión empresarial a Verifactu
Verifactu obliga no solo a usar un programa y comunicarse con la AEAT directamente, implica revisar por completo cómo se recopila, almacena y presenta la información financiera de una empresa. Los registros se envían directamente a las autoridades, por lo que cualquier error en contabilidad o facturación puede tener consecuencias graves.
Y sí, esto implica formar al personal. Tanto los equipos de finanzas y contabilidad como los de administración o los de recursos humanos deben aprender a trabajar siguiendo estos nuevos procesos, entendiendo cómo funciona el nuevo sistema, qué herramientas deben utilizar y cómo para evitar fallos que puedan causar sanciones.
Es uno de los aspectos en los que más hay que invertir, porque este personal tendrá que lidiar a diario con estos sistemas y deben conocerlo con total precisión. De hecho, tanto o más importante es tener claro el sistema de facturación compatible con Verifactu que se vaya a usar antes de todo esto. Debe garantizar la seguridad de la información, ser fácil de usar para agilizar su uso, integrarse con otros sistemas de la empresa y tener un buen soporte técnico.
Navegando el nuevo panorama de la facturación con éxito
Verifactu es un punto de inflexión. Cambia por completo la forma de emitir y gestionar facturas, incrementando la transparencia y limitando los errores y el fraude, aunque también supone retos para las empresas, que deben apostar por un enfoque proactivo para integrar los nuevos sistemas de la mejor forma posible y asegurarse de contar además con el software adecuado que cumpla con la normativa.
Con la irrupción de la tecnología en las empresas, estás han tenido que cambiar su mentalidad para abrazar un cambio constante, y esta nueva legislación es la mejor prueba de ello. El entorno normativo digital va a seguir cambiando, y solo los negocios con mayor capacidad para adaptarse podrán seguir remando hacia el éxito.
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