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¿Cómo mejorar la productividad de las empresas? Descubre maneras eficientes para hacerlo

El mes de enero es un momento propicio para mejorar las prestaciones de una organización, ya sea a nivel de organización interna, de nuevos proyectos o de optimización de procesos

14:15 - 23 de Enero del 2023
¿Cómo mejorar la productividad de las empresas? Descubre maneras eficientes para hacerlo

El arranque de un nuevo año es siempre una excelente oportunidad para hacer borrón y cuenta nueva, introducir cambios y buscar mejoras tanto a nivel de la organización como individual de las personas que la conforman. Y es que la llegada de un ejercicio "sin estrenar" no solo brinda nuevas posibilidades materiales a las empresas en forma de presupuestos y partidas para invertir, sino que la sensación de arranque de etapa que abre el cambio de dígito en el calendario es anímicamente propicia para acometer nuevos proyectos con la energía y la ilusión necesarias.

Estas mejoras y cambios pueden de tener carácter estratégico, afectar a la cultura organizacional o limitarse a aspectos operacionales y de gestión y organización del trabajo. Pueden ser radicales, si la organización estima que es necesario imprimir un giro drástico a su modelo de negocio, o adoptar la forma de pequeños ajustes que no varíen de manera sustancial su orientación. El cambio puede operarse inmediatamente y para toda organización, o desarrollarse de forma gradual y solo en algunos departamentos. Pero lo que, según la empresa especializada en sistemas de medición de productividad, Workmeter, es fundamental es que, sean como sean esos cambios, puedan ser medidos.

Según Joan Pons, CEO de Workmeter, "lo que no se mide no se puede mejorar. Es imposible. De nada sirve invertir tiempo, recursos y dinero en un proyecto de internacionalización, una nueva línea de negocio o la implantación de un nuevo software para la empresa si no existen unos indicadores claros que nos orienten acerca de la marcha de esas mejoras. Sin un sistema apoyado en métricas fiables que nos indique si las medidas adoptadas están cumpliendo las expectativas o si, por el contrario, no están sirviendo para lograr los objetivos inicialmente planteados".

Sistemas de medición de la productividad como EffiWork permiten evaluar muchas de las actividades desarrolladas en una empresa, ofreciendo una comparativa en tiempo real y aportando una valiosa información para la toma de decisiones. Estos son algunos de los buenos propósitos que tienen más opciones de mejorar las prestaciones de la empresa gracias a las aplicaciones de medición de productividad. 

  • Mejorar el sistema de "fichaje". Llevar un registro de la jornada de los trabajadores es, desde el año 2019, obligatorio en España. Sin embargo, muchas empresas todavía lo hacen de una manera arcaica, engorrosa, poco rigurosa y obligando a los trabajadores a añadir una tarea más a su ya apretada agenda diaria. Sistemas como los de Workmeter no solo permiten cumplir con la legislación de una manera totalmente automatizada, desde cualquier dispositivo y para cualquier tipo de trabajador, sino que facilitan una gran cantidad de información adicional a acerca de los momentos del día de mayor y menor productividad, eficiencia de los turnos y otros aspectos vinculados al horario de trabajo. 
  • Implantar un sistema de teletrabajo. El teletrabajo es, sin duda, una de las grandes tendencias laborales desde la pandemia, hasta el punto de que se ha convertido en un factor diferencial de atracción de talento. Muchas empresas, sin embargo, no terminan de implantarlo porque carecen de la estructura necesaria para hacerlo o temen que el rendimiento de los colaboradores caiga por el hecho de trabajar desde sus casas. Aplicaciones como EffiWork ofrecen un sistema de fichaje desde el pc que permite evidenciar las horas de trabajo efectivo tanto en la oficina como en otros espacios, facilitando la adopción del teletrabajo.
  • Optimizar las aplicaciones. Un sistema de medición de la productividad es un excelente termómetro del uso que los trabajadores hacen de las distintas aplicaciones informáticas con las que cuenta la empresa. Permiten saber si un determinado software es utilizado más o menos tiempo, por cuántas personas y con qué frecuencia, información puede servir como punto de partida para indagar en las causas del éxito o el fracaso de una determinada herramienta y tomar decisiones al respecto. Naturalmente, siempre respetando la privacidad de los empleados y sin realizar capturas de pantalla de los contenidos.
  • Realizar buenas sesiones de feedback y evaluaciones de desempeño. Estas herramientas clásicas de la gestión empresarial, mediante la cuales los trabajadores y sus mandos debaten y analizan el desempeño de los primeros, ganan en profundidad y eficacia si están respaldadas con datos que ayuden a explicar esos resultados.
  • Diseñar mejores planes de formación. La medición de la productividad de los trabajadores a la hora de realizar determinadas tareas o de utilizar ciertas herramientas informáticas permite identificar brechas formativas concretas en uno o varios profesionales. Estos "gaps" pueden ser subsanados con un planes específicos de capacitación, con la ventaja adicional de que, pasado un cierto tiempo, se pueden volver a medir esos mismos parámetros para saber si la formación ha sido efectiva.
  • Distribuir mejor el trabajo. La doble visión, general de un equipo o departamento, e individualizada de cada uno de sus miembros, que facilitan los sistemas de medición es una información muy valiosa de cara a optimizar la distribución del trabajo y la organización interna. Permite reforzar equipos en los que se detecten carencias, asignar proyectos a las personas adecuadas y repartir más equitativamente las cargas de trabajo.
  • Crear un sistema de trabajo flexible. La flexibilidad es otro de los grandes "drivers" del trabajo en la actualidad. Esa capacidad para distribuir el trabajo de forma flexible, en base a objetivos y sin necesidad de estar sujeto a un horario inamovible solo es posible si existe un sistema de medición que consigne el grado de cumplimiento de esos objetivos y la manera en la que se han conseguido.
  • Implantar una cultura de autorresponsabilidad. La medición de la productividad no es únicamente útil para la empresa, sino también para el propio trabajador, que recibe un input objetivo y cuantificado de su propio desempeño. Esta información le será de gran ayuda a la hora de introducir mejoras en su operativa diaria o de solicitar ayuda a la empresa en caso de identificar una carencia. 
  • Incrementar el bienestar de los trabajadores. Tener empleados felices y satisfechos es la vía más directa para incrementar la productividad y la fidelidad de la plantilla. Los sistemas de medición inciden positivamente en el bienestar de los empleados ya que facilitan, entre otras cosas, la conciliación entre la vida personal y profesional, permiten reducir las horas extra y, en algunos casos, incluso garantizan la necesaria desconexión digital de éstos.
  • Aumentar de la productividad. Y, por supuesto, los sistemas de medición de productividad permiten... ¡aumentar la productividad! La razón es que no sólo van a facilitar información sobre los resultados, sino, lo que es aún más importante, van a arrojar luz acerca de cómo los trabajadores logran eso resultados, lo que abre infinitas posibilidades para introducir medidas de mejora.

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