AUTOR
Manuel Villa, responsable del área de servicios profesionales de Cezanne HR España
03:30 - 15 de Febrero del 2021SECCIÓN
En época de crisis la mayoría de las organizaciones practica el principio de la contención de gastos. Y, en esa contención, que se convierte, muchas veces, en un “tijeretazo” sin control, se paralizan muchas inversiones que podrían -directa o indirectamente- ayudar a la compañía a mejorar su cuenta de resultados.
En el entorno de los recursos humanos estas limitaciones de presupuesto han sido, en realidad, una constante. No son nada nuevo. Sin embargo, el escenario COVID ha puesto de manifiesto la necesidad de gestionar el capital humano, no solo bajo el principio de la eficiencia, sino también, bajo el principio de la flexibilidad. Es la manera de poder responder con rapidez a la legalidad cambiante del momento. También a las reestructuraciones de plantillas, las redefiniciones de procesos e, incluso, a las contracciones y expansiones necesarias para imprimir la elasticidad que demanda un negocio en momentos de incertidumbre. Y, eso, como ha quedado claro en los últimos meses solo es posible con el apoyo de la tecnología adecuada.
En estos momentos, pasado el primer “envite” en el que el homeworking se convirtió en la norma y la gestión de ausencias en un verdadero quebradero de cabeza para RRHH, junto con la protección y la salud de los empleados, es hora de recapacitar, evaluar y tomar decisiones. Puede ser que las soluciones que hayas implementado -por la vía urgente- hayan servido para salir del paso. ¿Será hora de estabilizarlas? Es decir, ajustarlas para que respondan a otras necesidades, no solo administrativas, sino también estratégicas de cara al futuro. O, ¿será hora de cambiarlas? La idea es automatizar todo lo posible y facilitar los procesos, proporcionar información que permita tomar decisiones en tiempo real y ayudar a que todos aporten lo mejor de sí mismos para impulsar el negocio en estos momentos de incertidumbre.
Sea cual sea la situación de tu empresa, si de verdad quieres contener los costes, libera de esa política de ajuste a tu departamento de gestión de personas porque el ahorro sin control en ese entorno te puede salir muy caro -pérdida de datos, incumplimiento de compromisos o condiciones laborales, desempeño ineficiente, puestos sin cubrir por descontrol de las ausencias, ...
La buena noticia es que tienes un montón de opciones, que pueden ajustarse tanto, funcional como económicamente a casi cualquier circunstancia. La mala noticia es que elegir, si no tienes claro lo que buscas o, mejor dicho, lo que necesitas, puede ser muy complicado. Actualmente, como digo, hay muchos proveedores de software de recursos humanos: nuevas empresas, marcas reconocidas que se han fusionado o que han adquirido o integrado soluciones complementarias y proveedores que buscan la mejor manera de desarrollar aplicaciones en la Nube a prueba de futuro.
Esta fragmentación del mercado puede hacer que la selección de un software de RRHH sea extremadamente complicada. Por lo tanto, hemos preparado esta sencilla lista de control que quizá pueda ayudarte en el "viaje" para descubrir el software de RRHH ideal para tu negocio:
Para la mayoría de nosotros, el primer paso durante cualquier proceso de selección de software es identificar la correspondencia óptima entre la funcionalidad del sistema que buscamos y el presupuesto disponible. De la misma manera que es inútil seleccionar un software de recursos humanos que no cumpla los requisitos esenciales, es igualmente inútil presentar un presupuesto de gastos que nunca será aprobado. Además de ser una pérdida de tiempo, también es muy frustrante.
Los proveedores de software de recursos humanos tienen modelos de precios bastante diferentes, por lo que es importante hacer las preguntas adecuadas para evitar sorpresas desagradables. Algunos ejemplos:
La planificación es esencial cuando se quiere implementar un nuevo software de recursos humanos y esto también incluye estar preparado para cualquier cambio futuro.
Tanto si estás preparado para un compromiso contractual a largo plazo, como si prefieres uno más limitado en el tiempo, es importante conocer los términos y condiciones contractuales de las políticas de suministro y cancelación, así como la flexibilidad de esos términos en caso de que cambien tus necesidades o prioridades.
También en este apartado las preguntas son relevantes:
Como profesional de recursos humanos, sabes lo importante que es la seguridad de los datos de la empresa.
Como guardián de los datos personales de tus empleados, es tu responsabilidad protegerlos y gestionarlos de manera que cumplan con la normativa GDPR y con los requisitos, tanto legales como específicos, de la organización. Es raro encontrar un proveedor de software de RRHH que no se tome en serio la seguridad de los datos personales. Sin embargo, es tu deber vigilar cuidadosamente y asegurarte de que tu software de recursos humanos te ayudará y apoyará en los procedimientos de cumplimiento de GDPR. Te dejo algunas preguntas que te pueden ayudar:
Un buen software de recursos humanos ya debería estar provisto tanto de funciones esenciales de recursos humanos, como de funciones de seguridad, workflows de autorización, notificaciones, carga de datos y herramientas de presentación de informes, ya preconfiguradas en el sistema.
El software de RRHH ideal debería tener el 80% de la funcionalidad clave que necesitas, lista para usar, para que puedas empezar rápidamente.
El otro 20%, que te permite adaptar el software a tu forma de trabajar, también se puede lograr gradualmente a través de la configuración.
Preguntas que puedes hacer para tomar la decisión correcta:
El software de recursos humanos es extremadamente beneficioso, no para dejar de hacer lo que haces, sino para apoyar y optimizar la forma en la que tú y tu organización trabajan. Es fundamental saber cuánta autonomía puedes tener en la configuración del sistema, sin depender del proveedor para que lo haga por ti.
Así como tu organización y los procesos de RRHH pueden transformarse con el tiempo, también debería hacerlo tu software de RRHH. Debería tener la capacidad de adaptarse a tus cambios y seguir el ritmo de la evolución tecnológica. En este apartado también tienes preguntas clave:
Hoy en día, los proveedores proporcionan software de recursos humanos "alojados en la nube" o "nativos en la nube". Los primeros son el resultado de antiguos sistemas alojados en un entorno cloud. Los segundos, en cambio, se han desarrollado más recientemente ya en la nube, generalmente como -multitenant- y tienen muchas ventajas en cuanto a agilidad y eficiencia en la gestión de costes, pudiendo aprovechar al máximo las infraestructuras de nube más modernas.
La palabra clave que hay que recordar aquí es "multitenant”. Significa que un sistema puede alojar a varios clientes en una única plataforma, aplicando las mismas reglas de control y, por lo tanto, sin poner en peligro la seguridad y la privacidad de los clientes.
Piensa en el proveedor como el propietario de un edificio (el software de RRHH), con apartamentos alquilados a diferentes inquilinos (clientes).
Dentro de cada apartamento se proporcionan servicios básicos (funcionalidad básica) y cada inquilino puede decorar y reacomodar el mobiliario según su gusto y comodidad (sus propios datos y configuración).
Cada inquilino tiene control sobre lo que sucede en su espacio (cumplimiento de la seguridad de los datos). El propietario se encarga del mantenimiento del edificio en su conjunto y -dentro de los términos contractuales- gestiona el programa de mantenimiento y mejora, como la adaptación a un nuevo sistema de seguridad, la actualización de las calderas o la creación de una terraza en el tejado (mantenimiento y desarrollo).
Por lo tanto, todos los inquilinos pueden beneficiarse de estas mejoras y modificaciones al mismo tiempo, manteniendo bajo control, la intimidad de lo que sucede dentro del apartamento.
Con esto claro, te dejo algunas preguntas que podrías hacerle a tu posible proveedor de software:
Una vez que estés conforme y hayas encontrado dos o tres software de RR.HH. adecuados para tu empresa y su crecimiento a un precio razonable para la organización, el siguiente paso suele ser organizar una presentación/demostración.
La mayoría de las soluciones de RRHH cubren los principales procesos de RRHH, pero deberías tener, por adelantado, una lista de las características y funcionalidades básicas que necesitas.
Por ejemplo, tal vez necesites un módulo de incorporación –Onboarding- o de desempeño, integrado con el software básico de recursos humanos; tal vez tengas que apoyar los procesos de aprobación de ausencias o vacaciones en múltiples fases, o el software debería poder reflejar las diferencias de los distintos países en los que operas, el cumplimiento legal o las cuestiones jurídicas…
No tengas miedo de compartir con el potencial proveedor, incluso por adelantado, lo que quieras explorar durante la demostración. Te dará una idea más clara de lo flexible que es el software de gestión de recursos humanos que vas a conocer. Si el consultor no puede configurar el sistema para satisfacer tus necesidades, probablemente tampoco te será fácil usarlo a ti en el futuro. Ni presente la flexibilidad adecuada, ni los servicios serán excelentes. Si, por el contrario, recibes una “demo” más personalizada o ajustada a tus requerimientos, puede ser un indicativo clave para saber que vas por la buena dirección.