Cómo iniciar la incorporación de nuevos empleados: una guía completa
Cómo iniciar la incorporación de nuevos empleados: una guía completa

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RRHHDigital

13:30 - 31 de Marzo del 2021

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La incorporación se puede definir como el período entre el primer día de trabajo de tu nuevo empleado y el final de su período de inducción en la empresa. La importancia de un período de inducción bien preparado y sin problemas puede ser crucial a medida que el mundo se mueve cada vez más rápido y las preferencias de los empleados cambian rápidamente. El aumento de las oportunidades de trabajo, el trabajo autónomo, la contratación a corto plazo e incluso las mini carreras son señales de los nuevos tiempos.

No debería sorprendernos que Gallup descubrió que solo el 12% de los empleados piensa que su empresa hizo un buen trabajo en la incorporación. El 76% de los ejecutivos de recursos humanos afirmó que sus organizaciones infrautilizan las prácticas de incorporación de empleados. Al mismo tiempo, el 68% de los empleados considera que la formación y el desarrollo son la política laboral más importante. Es por ello que la mejora de la incorporación de nuevos empleados y hacerla en línea para adaptarse a esta era digital es una inversión inteligente para los empleadores. Prestarle atención puede aumentar la lealtad de los empleados hacia la empresa.

Afortunadamente, las empresas son cada vez más conscientes de esto: el 84% de los ejecutivos globales evaluó la formación de los empleados como "importante" o "muy importante". Además, los estudios recientes muestran que cada dólar invertido en eLearning resulta en ganancias de productividad de $30. Profundicemos en las ventajas de la incorporación de nuevos empleados en línea .

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Beneficios de la incorporación en línea de nuevos empleados

Primero, la incorporación en línea te ahorra tiempo y dinero. Y el tiempo de tu personal también. No es necesario crear un nuevo programa de aprendizaje desde cero o involucrar a otros empleados para brindar formación a cada nuevo empleado. En segundo lugar, incluso si se trata de una empresa grande con muchas sucursales y departamentos, la incorporación en línea garantiza la coherencia de la información en toda la empresa. Tienes la seguridad de que todos reciben la misma formación.

En tercer lugar, tus nuevos empleados pueden acceder al material en cualquier momento e incluso estudiar el contenido y realizar cuestionarios en sus dispositivos móviles. Pueden sentirse cómodos mientras aprenden a su propio ritmo. ¿No es también una ventaja para la incorporación de trabajadores remotos?

Lo más importante es que todos estos beneficios se pueden medir. Ahora, echemos un vistazo a casos reales de lo que las empresas que trabajan en diferentes industrias lograron después de ejecutar la incorporación de nuevos empleados en línea.

  • Central One Federal Credit Union es una cooperativa de crédito sin fines de lucro en el centro de Massachusetts. El tiempo es dinero y Central One realmente puede identificarse con esto. Después de convertir la formación para la incorporación de nuevos empleados en línea, lograron reducir el tiempo de formación de 6-8 a 4 semanas.

Conoce más sobre el caso de Central One en inglés aquí.

  • La empresa PSI opera en el ámbito de la salud como una organización de investigación clínica que brinda servicios de ensayos clínicos. Han desarrollado un nuevo programa de inducción con diferentes cursos para diferentes niveles de recién llegados. Y realmente funciona. Gracias a la incorporación en línea, PSI ha reducido 5 veces los costos de viaje para la formación de los empleados.

Conoce más sobre el caso de PSI en inglés aquí.

  • ● Forever Direct es el centro de distribución regional de productos de salud, bienestar y belleza basados ​​en aloe vera en los Estados Unidos. Gracias a la instrucción en línea sobre la formación de cumplimiento que debe tomar cada nuevo empleado, Forever Direct ha reducido los accidentes en sus almacenes en un 50%.

Obtén más información sobre el caso de Forever Direct en inglés aquí.

Aquí está la tabla para presentar estos impactos positivos de la incorporación de nuevos empleados en línea en tres ámbitos principales: tiempo, dinero y eficacia.

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Cómo incorporar nuevos empleados en línea

Para comenzar a trabajar en tu programa de incorporación, debes saber de antemano cómo planificarlo. Aquí están los criterios, los puntos a considerar y posibles ideas de contenido para ayudarte.

Programa de incorporación

¿Cuáles son los factores clave para un programa de incorporación exitoso? Las Cuatro C por el Dr. Talya Bauer de la SHRM son los criterios probables que puedes seguir para la alineación de tu nueva incorporación de empleados. Las cuatro C representan:

  • Cumplimiento implica enseñar a los nuevos empleados las políticas básicas de la empresa.
  • Claridad se refiere a garantizar que los empleados sean conscientes de sus responsabilidades y su papel en el proceso.
  • Cultura implica proporcionar a los empleados las normas formales e informales de la organización.
  • Conexión significa relaciones con colegas y sentirse parte del equipo.

Teniendo en cuenta las Cuatro C, es posible que desees dividir un programa de incorporación en tres partes funcionales: parte de bienvenida, parte de cumplimiento y formación específica para el trabajo, respectivamente.

En la parte de Formación de bienvenida, puedes incluir módulos sobre la cultura y misión de tu empresa, visión y valores, políticas corporativas, estructura organizacional y equipo de liderazgo, productos/servicios y sus principales beneficios, clientes clave y socios.

En la parte de Formación sobre cumplimiento, puedes incluir un programa formal con regulaciones en el lugar de trabajo seguro, así como políticas, procedimientos y acciones para prevenir violaciones de la ley.

En la parte específica para el trabajo diseñada para la formación de un rol específico, puedes colocar los fundamentos de los procesos y sistemas básicos para una posición específica. Por ejemplo, los fundamentos de la gestión de relaciones con el cliente para un servicio al cliente.

Después de cada módulo de formación y al final del curso, puede haber una prueba para verificar qué tan bien tus nuevos empleados han retenido la información.

Materiales de aprendizaje

Hay varios tipos de contenido que puede incluir un curso de incorporación en línea, pero aquí solo cubriremos los tres principales que podrías considerar especialmente útiles.

Video

Puedes grabar un vídeo como una introducción virtual al lugar de trabajo para que un nuevo empleado se sienta cómodo y familiarizado con su nuevo entorno de trabajo. También puedes crear un video con un mensaje de bienvenida del CEO que incluya sus saludos y palabras de aliento.

Curso basado en diapositivas

Estamos seguros de que todos conocen las presentaciones de PowerPoint que consisten en diapositivas. Los cursos basados ​​en diapositivas son similares a PPT, pero puedes impartirlos y verlos en línea. Las diapositivas son el estándar de eLearning por una razón, son rápidas y fáciles de crear, y familiares para el estudiante.

Puedes crear cursos basados ​​en diapositivas con la ayuda de herramientas de autor (las analizaremos más adelante).

Cuestionarios

Al incorporar nuevos empleados, es especialmente importante comprobar que retienen la información que les proporcionas. La mejor manera de realizar un seguimiento del conocimiento de tus empleados y asegurarse de su retención es a través de cuestionarios en línea y evaluaciones. Esto es especialmente importante para el tipo de información de cumplimiento que puede estar sujeta a leyes federales o estatales. También puedes realizar cuestionarios en herramientas de autor.

Software de incorporación de empleados

Como puedes ver, para hacer un curso de incorporación en línea necesitas una herramienta de autor de eLearning. Este es un tipo de software que te permite crear contenido de formación digital y distribuirlo en la web o mediante un sistema de gestión de aprendizaje (LMS). Por ejemplo, con la ayuda de iSpring Suite, puedes crear cursos basados ​​en diapositivas, cuestionarios, videotutoriales, simulaciones de diálogo y más contenido interactivo para la incorporación de nuevos empleados, formación en productos, desarrollo de habilidades blandas y mucho más. La herramienta está basada en PowerPoint. Así que si tienes diapositivas de PowerPoint listas (sobre la estructura de la empresa, formación en cumplimiento, etc.), puedes convertirlas en cursos interactivos con tan solo un par de clics.

¿Recuerda Central One, la empresa de la que hablamos al describir algunos resultados medibles de la incorporación en línea? Esta es una diapositiva de su curso de bienvenida realizado en iSpring Suite.

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Después de crear un curso, debes impartirlo a tus empleados. La forma más conveniente de hacerlo es a través de un LMS. Con un LMS como iSpring Learn, puedes subir tus cursos y otros materiales de aprendizaje, inscribir aprendices, hacer seguimiento de los resultados, y generar informes sobre el rendimiento de los estudiantes. Además, es cómodo para tus empleados, ya que pueden estudiar a su propio ritmo, donde y cuando quieran.

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Consejos para una mejor incorporación

Echemos un vistazo más detallado a cómo facilitar el proceso de incorporación para ti y para tus nuevos empleados.

Crea una lista de verificación de incorporación para ti

Por supuesto, el proceso de incorporación no se trata solo de la formación en sí. También hay una variedad de tareas y procedimientos que lo rodean, como preparar el lugar de trabajo y la firma de documentos. Antes de comenzar a crear tu programa, es una buena idea crear una lista de verificación de incorporación para ver qué tareas debes completar para que tu programa esté en funcionamiento. Esto es lo que tal vez quieras incluir:

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Organizar reuniones

Planifica un 'encuentro para saludo' con contactos importantes. La comunicación con las personas que serán clave para el trabajo del nuevo empleado abre una puerta para una futura colaboración exitosa entre ellos. Esto puede incluir gerentes, miembros del equipo y colegas de otros departamentos.

Proporcionar una lista de preguntas frecuentes

Al armar una lista de preguntas frecuentes (FAQ) y compartirlas con los nuevos empleados antes del primer día, demuestras que te preocupas por su bienestar y haces el esfuerzo de ayudar a reducir su ansiedad. Puedes prepararlas en un PDF o con la ayuda de una herramienta de autor.

Aquí hay una captura de pantalla de una interacción de preguntas frecuentes creada con iSpring Suite:

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Asignar una persona de contacto o un mentor

Conecta a tu nuevo empleado con alguien de la empresa o nomina a un miembro senior del equipo para que lo oriente en sus tareas diarias. Preséntales una persona con la que puedan comunicarse y asegúrate de que un canal de comunicación como el chat esté disponible para el nuevo empleado.

Enviar una presentación a toda la empresa

Para anunciar la llegada de un nuevo miembro del equipo, envía un correo electrónico de presentación a tu personal. En el mensaje, puedes detallar brevemente el historial laboral del nuevo empleado y compartir su perfil social para que el equipo conecte con él o ella.

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Hacer seguimiento al final de la semana

Después de darle tiempo al nuevo empleado para que se acostumbre a la oficina, al espacio de trabajo y a su mentor, realiza un seguimiento para asegurarte de que se sientan cómodos y estén absorbiendo las cosas a un ritmo adecuado.

Fomentar la independencia

Has creado un excelente programa de incorporación, respaldado con un excelente curso de formación y una evaluación, por lo que ahora es el momento de alentar al nuevo empleado a que lo tome y lo ejecute. Se les debe dar un esquema claro de lo que se requiere de ellos y lo que deben hacer para lograr esos objetivos.

Obtener feedback

Pregunta al nuevo empleado y a sus compañeros de equipo que trabajan en estrecha colaboración cómo va el proceso y ajusta el programa de incorporación, si es necesario.

Para resumir

La incorporación de nuevos empleados ha aumentado su valor para las empresas en la actualidad. Los empleadores y los empleados reconocen su importancia tanto para un mayor trabajo productivo como para la lealtad a la empresa. Las cifras confirman que realmente se amortiza. Para ahorrar tiempo y dinero, un programa de incorporación cuidadosamente preparado es bueno y la incorporación en línea es aún mejor. Esto fue un análisis en profundidad sobre la formación de incorporación en línea y esperamos que tengas algunas ideas prácticas para usar en tus propios programas.

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