Puede que cuando seleccionaras el software de RRHH te pareciera perfecto. Pero, tu empresa habrá cambiado desde entonces. Seguro. Puede que hayas tenido que adaptar su estrategia de recursos humanos. Y adoptar nuevos procesos. Puede que tengas que buscar un nuevo enfoque para contratar a nuevos empleados. O para facilitar su incorporación. Tal vez hayas pasado por una reorganización de la plantilla, lo que haya requerido el diseño y acceso complejos informes. Más completos. Más fáciles de entender. Quizá los cambios que haya sufrido la empresa exijan de una revisión completa de los planes de desarrollo y carrera para fidelizar al talento clave. Y, respaldar su crecimiento a largo plazo.
Estarás conmigo en que todas esas “correcciones” implicarán cambios en el software de recursos humanos que utilices. En pocas palabras. Las organizaciones son entes vivos. En movimiento. Es improbable que la empresa permanezca estática en el tiempo. Por lo tanto, el software de RRHH que utilice deberá acompañar ese cambio continuo. Ser flexible y adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y su gente.
Nunca dejes de hacer preguntas
Antes de decidir qué software de RRHH es el adecuado para tu negocio, harás una prospección de mercado. Pero, una vez que tu nuevo software esté funcionando no cometas el error de dejar de evaluar nuevas propuestas de vez en cuando. Los equipos de recursos humanos deben tomarse un tiempo para evaluar, regularmente, la efectividad de su software. Y asegurarse así, de que el sistema sigue respondiendo a su propósito.
Por ejemplo, puede que hayas elegido un software de RRHH par simplificar la gestión de las ausencias. O para optimizar la evaluación del desempeño y mejorar los informes. ¿Funciona como quieres o todavía encuentras áreas de mejora? Si crees que está bien pero que podría estar mejor, puede que sea responsabilidad del sistema. Pero, puede que sea porque necesitas formación. O que sean los procesos los que deban cambiar. Para estar seguros de que la organización obtiene lo mejor de su software de RRHH, hay 5 preguntas que debes hacerte regularmente:
1. ¿Todavía resuelve nuestros problemas?
Como decía antes, debes saber si el software realmente resuelve los problemas que planteaste. Si se ajusta a los requerimientos de tu organización. Y si no es así, ¿qué queda por hacer?
2. ¿Lo usa toda la empresa?
Tu software de recursos humanos será realmente valioso si lo utilizan todos. El portal del empleado, que proporciona gran autonomía a la plantilla, es una parte clave para garantizar que los procesos y procedimientos se entienden y se siguen. Por lo tanto, si los empleados no usan el sistema, debes averiguar por qué.
3. ¿Qué otros problemas o desafíos podría ayudarnos a resolver?
Puede que hayas implementado un nuevo software de recursos humanos para mejorar los procesos relacionados con la gestión de ausencias. Pero el mismo software también podría ayudarte, por ejemplo, a mejorar las habilidades de tu fuerza laboral. No subestimes el potencial que aún no estás explotando.
4. ¿Estamos aprovechando al máximo sus funciones y actualizaciones?
Si estás pagando por un software completo, pero solo lo utilizas parcialmente. O si recibes actualizaciones que nunca implementas, no estás haciendo un uso eficiente de la herramienta. Y, por tanto, no estás rentabilizando la inversión.
5. ¿Sigue el ritmo de nuestra organización?
Finalmente, volviendo a la evolución de la estrategia de recursos humanos, es probable que tu proveedor esté tan interesado como tú en garantizar que tu software sea apto para el futuro. Habla con él y averigua cómo puede influir en el desarrollo de sus productos para respaldar mejor las metas y los objetivos de tu empresa.
El software y la tecnología de RR.HH. están en constante evolución.
Todos sabemos que la tecnología rara vez se detiene. Por eso es importante preguntar qué está haciendo o planea hacer tu proveedor tecnológico para mantener actualizado el software que estás utilizando. Y cómo pretende agregar valor a tu experiencia de usuario. Por otro lado, ¿la plataforma de RR.HH. tiene las capacidades tecnológicas para integrarse con nuevos sistemas y plataformas en el futuro?
Si optas por un software de RRHH desarrollado sobre tecnología innovadora, capaz de actualizarse regularmente y que incluye APIs abiertas para facilitar la integración, es menos probable que se quede desactualizado. Y, por tanto, esto significa que, potencialmente, no tendrás de qué preocuparte. Es decir, no tendrás que volver a invertir en un nuevo software antes de tiempo.
La identidad corporativa también puede cambiar
Finalmente, tu software de RR.HH. debe estar intrínsecamente vinculado a tu identidad de marca. Por ejemplo, tu organización puede decidir que necesita un cambio de imagen para completar el lanzamiento de un nuevo producto. O quizás para expandirse a un nuevo mercado. Como sabes, las mejores marcas funcionan cuando hay consistencia en todos los puntos de contacto clave, -internos y externos- … Y eso incluye al software de recursos humanos.
Míralo de esta manera: si tu empresa se somete a un cambio de marca completo con un nuevo logotipo y paletas de colores diferentes, será algo que habrá que promover en todas las áreas, ¿verdad? Por lo tanto, tiene sentido que tu software de recursos humanos también se pueda actualizar rápida y fácilmente para reflejar la nueva identidad corporativa. Y mantener un compromiso vital con sus empleados.
Como ves, un software de RRHH potente y funcional no debe parar de evolucionar nunca. Igual que tu negocio. Y, lejos de suponer un desafío, más bien debe entenderse como un “must have”. Algo que debe ser intrínseco a la propia naturaleza del software. Un software de RRHH que cambia y que incorpora actualizaciones, y nuevas funcionalidades regularmente, es un software ágil, flexible y capaz de acompañar el crecimiento de cualquier organización.
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