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Laura Schroeder, directora de marca en Personio
Menos es más: ¿El uso de múltiples herramientas de trabajo perjudica al personal?
POR Laura Schroeder, directora de marca en Personio, 00:01 - 28 de Octubre del 2021
Menos es más: ¿El uso de múltiples herramientas de trabajo perjudica al personal?

No podemos negar lo mucho que dependemos de la tecnología. La utilizamos para casi todas las tareas “técnicas” de nuestro trabajo diario, pero también para la parte "humana": organizar reuniones, asistir a conferencias o incluso tomar un café, virtual.

Y, en relación con el futuro del trabajo, no hay mejor momento que el actual para pensar en cómo estas soluciones digitales pueden estar perjudicando a los formatos de trabajo que se centran en las personas. Analicemos cómo la fatiga online y la fragmentación de la atención pueden estar afectando la productividad de los empleados de una organización.

La fatiga online es real

Hay días en los que parece que vivimos dentro de Zoom, porque una vez que lo abrimos, ya nunca lo cerramos. Entre las reuniones de primera hora, las pausas para cafés virtuales entre colegas, las presentaciones e incluso para uso personal después del trabajo, estamos conectados a todas horas, y eso está empezando a hacer mella.

El hecho es que la fatiga online es real, y puede ser perjudicial para el personal. Por esta razón, un buen punto de partida para combatirla es:

  • Planificar menos reuniones, delimitando un total semanal.
  • Establecer breves descansos entre las reuniones.
  • Facilitar programas de bienestar corporativo para el personal.
  • Diseñar procesos para maximizar el flujo de dichas reuniones.

Todas estas son buenas recomendaciones. Pero en este artículo quiero centrarme en el último punto. ¿Cómo podemos diseñar procesos para maximizar el flujo de trabajo? En mi opinión, no podemos tener una conversación sobre el flujo de trabajo sin pensar primero en la fragmentación de la atención.

¿Qué es la fragmentación de la atención?

Las pequeñas interrupciones (que analizaremos un poco más adelante) crean un conjunto de distracciones que despistan la atención y la dividen en múltiples partes provocando que el flujo de trabajo tarde en volver a establecerse.

En aquellos entornos en los que hay poca o ninguna separación entre nuestra vida laboral y la vida online, nuestra atención no sólo es más importante, sino que está más amenazada. Si bien necesitamos tiempo para concentrarnos en nuestro trabajo, a la vez hay múltiples estímulos que producen interrupciones.

Es importante tener esto en cuenta porque la atención lo es todo. Es la forma en que enfocamos nuestro tiempo para ser productivos, y una pérdida de atención tiene un coste tanto psicológico como empresarial. Todo comienza con lo que me gustaría llamar "micro retrasos".

Qué es un micro retraso

Piénsalo así: estás en tu ordenador, trabajando duro en algo, y aparece una notificación en tu pantalla. Tienes que realizar un comentario sobre una presentación importante.

A continuación, recibes un correo electrónico en el que se te informa de que tienes que realizar la revisión de un proyecto. A continuación, te suena el teléfono o tienes que revisar un puñado de solicitudes de ausencias.

Todas estas distracciones te alejan de tu trabajo y te llegan desde todos los frentes. Cada una de ellas representa un micro retraso, y aunque parezcan pequeñas tienen un efecto acumulativo que afecta el flujo productivo de toda la empresa.

De hecho, ¿sabías que cada micro retraso puede cuantificarse? Un micro retraso vale aproximadamente 20 minutos de tiempo (teniendo en cuenta no sólo el tiempo que conlleva en sí, sino el que se quita también de otras tareas).

Así que, de repente, 3 micro retrasos se convierten en una hora de trabajo perdida. Con 12 micro retrasos, toda la mañana es un fracaso. Si bien cada retraso puede ser pequeño individualmente, cuando empiezas a sumarlos tienen otro peso.

¿Por qué es importante todo esto?

Aunque la tecnología puede ser increíblemente beneficiosa, es posible que un mal ecosistema tecnológico atente contra una plantilla.

También puede haber consecuencias para el personal, como frustración, estrés y agotamiento. Todo esto puede provocar un drenaje en su potencial productivo.

La tecnología puede ser un gran aliado en casi todos los aspectos del trabajo, pero un exceso de herramientas digitales puede tener el efecto contrario, dando lugar a:

  • Demasiadas soluciones individuales
  • Demasiados “inicios de sesión” y contraseñas
  • Demasiado tiempo migrando de una plataforma a otra

Aunque no lo parezca, todo esto puede ser increíblemente molesto. De hecho, algo de ayuda puede ser empezar a entender al cambio entre plataformas como un micro retraso en sí mismo. Son 20 minutos de interrupción de la atención para simplemente cambiar entre soluciones y realizar una tarea sencilla como una aprobación o un comentario.

Y lo que es peor, empezamos a acostumbrarnos a esta fragmentación en nuestra atención, buscando realizar tareas cortas que nos permitan navegar por la superficie de nuestro trabajo para no adentrarnos mucho, lo que nos impide conseguir el flujo necesario para la resolución de problemas de mayor complejidad.

¿Qué hacer al respecto?

Empecemos por repasar todas las diferentes aplicaciones por las que un empleado medio navega un día cualquiera, en su organización.

Un empleado puede encontrarse realizando el registro de su jornada, un director de contratación puede estar entrando en su plataforma de reclutamiento, un manager puede estar haciendo una formación en línea o llevando a cabo una revisión de rendimiento. Otra persona puede estar enviando un informe de gastos.

Esto es sólo un abanico de posibilidades, que representa sólo la punta del iceberg. Así que, cuando pensamos en gestionar la fragmentación, tenemos que pensar tanto en centralizar como en optimizar las herramientas y los flujos de trabajo para minimizar las interrupciones.

Antes de elegir una herramienta para solucionarlo, un par de preguntas:

  • ¿Se trata de una tecnología aislada, otro “inicio de sesión” o de otra experiencia de usuario?
  • ¿Distrae y notifica constantemente a los usuarios (causando micro retrasos)?
  • ¿Es demasiado restrictivo, obligando al personal a trabajar sólo de una manera?
  • ¿Es relevante y aporta valor a los empleados que tienen que utilizarlo?

Es crucial centrarse en los beneficios personales para los empleados en términos de ahorro de tiempo u otro valor añadido si se quiere adoptar una nueva solución. De este modo, no sólo empezarán a utilizar la solución porque es obligatoria, sino que seguirán utilizándola porque verán el valor que tiene para su trabajo.

Libera tu potencial productivo

En lo que respecta a las soluciones, el hecho es que estas pueden estar dividiendo demasiado al personal. Esto podría causar más distracciones, un trabajo menos atento y más micro retrasos que simplemente se interponen en el camino del trabajo a realizar.

Por lo tanto, no se trata simplemente de digitalizar el trabajo, sino de hacerlo de forma que el factor humano siga siendo lo más importante. Para que esto funcione, hay que centrarse en aquellas herramientas realmente adecuadas para diseñar flujos de trabajo "centrados en el ser humano". De este modo, las soluciones son exactamente eso: soluciones. No frenan a la plantilla, sino que ayudan a liberar todo su potencial productivo.

En este sentido, Personio ha lanzado al mercado “People Workflow Automation”, una nueva categoría de software que permite a las pymes transformar los procesos manuales y fragmentados de RR.HH. que implican múltiples herramientas y equipos en flujos de trabajo automatizados. De esta forma, podrán integrarse en las aplicaciones corporativas mejorando la fluidez dentro de la compañía.

People Workflow Automation ofrece una solución a todas las fragmentación entre procesos y aplicaciones que se traducen en pérdidas de tiempo, retrasos y oportunidades perdidas porque automatiza los procesos que tienen relación con el personal en todas las aplicaciones y equipos dentro de la empresa. Personio ayuda a gestionar, a la vez que libera tiempo tanto al personal de RRHH como a los managers y a los empleados.

Personio democratiza las capacidades de las empresas y las ayuda a dar un salto en su productividad, simplificando los procesos de trabajo de RR.HH. en todo el ciclo de vida del empleado. Así, los equipos de RR.HH. pueden hacerse cargo de muchas tareas de forma muy sencilla, olvidándose de procesos del pasado y enfocándose en dar servicio al activo más valioso de cualquier empresa: las personas.

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