La gestión de las ausencias es un elemento crítico para el éxito de un negocio. Al equilibrar la planificación de los recursos con las obligaciones de cumplimiento, o utilizarla como medida de compromiso y reconocimiento, la gestión de las ausencias debería ocupar una posición preferente en la lista de prioridades de RRHH, pero también, en la del resto de dirigentes corporativos. La gestión estratégica de las ausencias es, además, una buena manera de demostrar que RRHH merece tener representación en las “altas esferas” del negocio.
Pero la gestión de las ausencias es también una de las tareas administrativas que más tiempo consume en una empresa. La COVID-19 no ha hecho más que aumentar la carga de trabajo y la urgencia. Si un empleado enferma de coronavirus, la empresa deberá estar preparada para apoyarle a él y a cualquier otro afectado lo más rápido posible.
La gestión de las ausencias es muy compleja porque es una responsabilidad, tanto proactiva como reactiva. Por ejemplo, las vacaciones requieren un enfoque proactivo, para calcular correctamente los derechos. Pero, las bajas por enfermedad son más reactivas, porque suelen ser imprevisibles. RRHH solo puede hacer suposiciones en algunos casos. Por tanto, es importante la agilidad empresarial para que los picos de bajas por enfermedad no afecten negativamente a la productividad del negocio.
Las vacaciones y las bajas por enfermedad son los dos tipos principales de ausencias que tiene que gestionar una empresa (aunque hay otros como las bajas por maternidad/paternidad, el servicio de jurado, etc.) Es la profundidad y la complejidad en torno a las vacaciones y las bajas por enfermedad lo que presenta los principales desafíos de la gestión de las ausencias en una empresa.
La buena noticia es que un software de RRHH puede reducir drásticamente el tiempo dedicado a las tareas administrativas y hacer que las ausencias sean más visibles y fáciles de gestionar. Un software de RRHH óptimo también puede calcular automáticamente los derechos, evitando errores al tener en cuenta todas las variables posibles (empleados a tiempo parcial o empleados en diferentes países, etc.)
Al centralizar el registro de las ausencias, las empresas pueden examinar las bajas o permisos en toda la organización, identificar las razones que las justifican y ver si hay patrones preocupantes como, por ejemplo, unos niveles de ausencia por enfermedad más altos de lo esperado. Tener estos datos permite a RRHH hacer recomendaciones estratégicas para remediar cualquier incidencia.
No todas las soluciones de gestión de ausencias son iguales. Algunas son más sofisticadas y flexibles que otras. Asegúrate de elegir un software que te permita gestionar las diferentes necesidades dentro de tu empresa, incluyendo diferentes planes de ausencia. Los planes puede que se deban adaptar según el departamento o la ubicación por lo que necesitarás un software que sea absolutamente flexible. También, será crítico que optes por una solución que permita las solicitudes y aprobaciones/denegaciones en remoto y que, en términos generales, facilite el proceso, con independencia de la cantidad de personas implicadas en él.
Es importante que el software de RRHH que elijas sea lo suficientemente flexible como para permitirte registrar e informar sobre todos los tipos de ausencia que se te ocurran. Por ejemplo: el servicio de jurado es obligatorio en España como el servicio militar lo es en otros países. Las personas también pueden necesitar un permiso especial para cuidar de un pariente enfermo, o por motivos «compasivos» debido a un proceso de duelo. Las políticas corporativas varían mucho en cuanto a cómo se debe hacer el seguimiento y la gestión de estos días, y a veces los sistemas tienen dificultades para hacer frente a este nivel de flexibilidad.
Busca, por tanto, un software de RRHH con amplia cobertura funcional, pero, sobre todo, busca un software de RRHH que sea sencillo, flexible y, en los tiempos que corren, si se ajusta al bolsillo, mejor que mejor.
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