Desde la pandemia y la nueva normalidad, empresas de todos los tamaños y sectores se han visto obligadas a reexaminar las normas y apostar por nuevas formas de trabajo que permitan a todos los equipos colaborar de forma eficiente desde cualquier lugar.
Según diversos estudios, el modelo híbrido es el más demandado hoy por los trabajadores. Este modelo ya no sólo tiene que ver con el lugar en el que trabajan las personas, sino principalmente con el modo en que lo hacen.
Sin embargo, construir un espacio de trabajo híbrido no es un proceso sencillo. Para buscarle el lado positivo, y aunque los retos sean complejos, parece que las preocupaciones y necesidades de empleados y directivos en este nuevo entorno son bastante similares[1], lo que podría ayudarnos a simplificar la tarea.
La ciberseguridad y un buen soporte técnico que permita una buena experiencia son cuestiones importantes para los dos grupos, pero es justamente la parte cultural la que más pesa y quizás la más complicada de gestionar. La confianza, la evaluación del trabajo y el trabajo en equipo son precisamente las mayores preocupaciones de ambos.
Además, según el INE, algunas de las principales desventajas del teletrabajo para las personas que trabajan en remoto en España son la falta de interacción social, la dificultad para desconectar, la sobrecarga de trabajo, una peor coordinación o la falta de recursos técnicos.
Para resolver estas fricciones es importante entender que no existe un solo modelo que se adapte a todas las compañías: las empresas deben experimentar, testar y aprender qué funciona en cada caso.
Para que las organizaciones puedan sentar una buena base, hemos detectado cinco acciones que, a través de la innovación, pueden ayudar a los equipos de Recursos Humanos a emprender este cambio con éxito:
1. Implementar modelos de trabajo flexibles para atraer y retener el talento
Los modelos de trabajo flexible han llegado para quedarse y son una consideración clave tanto para los trabajadores que están por llegar como para los empleados actuales, quienes tratan de encontrar el equilibrio entre su trabajo y su vida personal.
Preparar el entorno de colaboración con la tecnología y las herramientas que apoyen esta flexibilidad ayudará a crear una cultura de la que todos se sientan orgullosos, ya que tendrán la oportunidad de colaborar y contribuir, independientemente de su función, ubicación, horario o dispositivo.
2. Transmitir buenas prácticas en las videoconferencias ayuda a los empleados a estar y sentirse más conectados, estén donde estén
Una buena cultura de comunicación y un sistema que fomente las conversaciones cara a cara, aunque sea a través de un dispositivo, es de vital importancia para que los equipos se sientan más conectados y en sintonía en entornos híbridos.
Es también primordial que el sistema garantice una calidad alta para que estas conversaciones sean fluidas, satisfactorias y efectivas y que completen la experiencia con funcionalidades extra, ya que la colaboración durante una reunión no solo sucede en la propia sala.
3. El trabajo ya no se asocia con un lugar físico. Por ello, es necesario ayudar de forma activa a los empleados a establecer límites y respetar la desconexión
Las personas consideran que es igual de importante sentirse conectados que sentirse respetados en su tiempo de desconexión, y más en estos tiempos en los que las barreras se han desdibujado. Las nuevas herramientas y funcionalidades nos ayudan, por ejemplo, a contextualizar el estado de un miembro del equipo y a establecer mecanismos que respeten los momentos de concentración y el tiempo libre de los trabajadores.
4. Ofrecer a los empleados herramientas integradas les ayudará a sentirse empoderados y a aumentar su productividad y creatividad
Según un estudio de Mckinsey, los trabajadores emplean el 20% de su tiempo en buscar información y recursos.[2] Esto es como si contratásemos a cinco personas y una de ellas nunca trabajara.
Un espacio de trabajo integrado aumenta la productividad, ya que los empleados pasan menos tiempo cambiando de aplicación y buscando información. Al mismo tiempo, pueden aprovechar las sugerencias inteligentes y contextuales para hacer su trabajo más eficiente.
Además, colaborar es mucho más que realizar una videoconferencia con algunos compañeros. Las personas necesitan herramientas que les permitan comunicarse de forma asíncrona, trabajar juntos en un mismo documento de forma exitosa o encontrar recursos compartidos en el menor tiempo posible.
Esto es posible a través de un ecosistema de trabajo integrado que ofrezca chat, espacios de reuniones, creación de documentos o gestión de tareas. Equipar a todos los empleados con herramientas 100% cloud ayuda a fomentar el trabajo en equipo y la innovación y, por ende, la satisfacción.
5. Al elegir una solución a largo plazo, es fundamental que los empleados puedan empezar a utilizar las nuevas herramientas de forma sencilla y con una mínima interrupción
Cuando cambiamos el sistema de colaboración y comunicación en cualquier empresa es inevitable encontrarnos con la primera barrera: la gestión del cambio.
Por ello, es importante realizar un análisis de la situación antes de implementar el cambio, comprobando que es el cambio que verdaderamente necesita el empleado y la compañía, sustentarlo en programas de formación y transformación y contar con la experiencia de un socio tecnológico que nos ayude a mitigar las fricciones del proceso.
Metodología aplicada a los Recursos Humanos
Creado sobre una plataforma de comunicación y colaboración nativa en la nube, Google Workspace reúne aplicaciones como Gmail, Chat, Calendar, Drive, Docs, Sheets o Meet en un único espacio de trabajo integrado, lo que transforma la forma en que las personas trabajan y desarrollan proyectos juntos.
Según la experiencia de Incentro España, consultora de transformación digital especialista en soluciones cloud, Google Workspace ofrece las prestaciones que mejor se adaptan al entorno colaborativo que necesitan las empresas hoy en día, un sistema que, al haber nacido directamente en la nube, resulta muy versátil e idóneo para entornos híbridos.
Con el fin de solucionar todos los retos a los que se enfrentan los equipos de Recursos Humanos y activar de forma natural una cultura de innovación en las organizaciones, en Incentro han diseñado un programa de transformación hacia Google Workspace que se adapta a las necesidades específicas y casos de uso de cada negocio y de sus principales stakeholders en este proceso: los empleados.
¿Quieres saber más? Consulta más información sobre el Programa The Power of Change by Incentro.
[1] IDC EMEA, Future of Work, March 2022
[2] Mckinsey Global Institute, The Social Economy.
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