Durante años, las organizaciones han estado automatizando los procesos financieros, contando con herramientas digitales que han sido claves para logarlo. Sin embargo, muchas de estas soluciones se han quedado obsoletas o no se encuentran correctamente integradas en sus sistemas, lo que provoca una dispersión de datos que impide tener una visión clara y precisa de la situación financiera. Si las empresas no se mantienen al día con las tendencias en la gestión de viajes y gastos (T&E), corren el riesgo de quedarse atrás y exponerse a riesgos imprevistos. Actuar ahora puede eliminar dichos riesgos y devolver a la organización una posición de liderazgo. Por ello, ¿qué deberían tener en cuenta las empresas para no perder dinero?
- Cambios en los hábitos de gasto de los empleados
La forma en que los empleados gastan y presentan dichos gastos ha cambiado notablemente. Criterios que antes estaban bajo el control de la empresa han pasado a estar en manos de los empleados, lo que ha dado lugar a una forma mucho más autónoma de gestionar los gastos. En la actualidad, se utilizan nuevas formas de reservar transportes y alojamiento, con tarjetas corporativas que se usan para mucho más que gastos de viaje.
Esta diversificación de métodos de pago y herramientas de reserva está creando silos desconectados y, como consecuencia, desafíos para los líderes financieros, que se enfrentan a puntos ciegos en los gastos de viaje, facturación y otros desembolsos de la empresa. Esto se agrava con la pérdida de tiempo y dinero, por ejemplo, al no aprovechar oportunidades de recuperación del IVA.
Adoptar un sistema T&E totalmente automatizado y conectado, con herramientas en la nube optimizadas para dispositivos móviles, puede fomentar la adopción por parte de los empleados y aumentar el cumplimiento de las políticas de la empresa. Gracias a esto, los empleados se encontrarán más motivados para tomar decisiones de gastos responsables, mientras que los directivos obtendrán visibilidad total sobre cualquier gasto excesivo, fraudulento o innecesario.
- Dinamismo en las regulaciones y las leyes
Las regulaciones y leyes fiscales se encuentran en constante cambio, algo que hace que las empresas que operan internacionalmente tengan que adaptarse a entornos específicos de cada área geográfica. Mantenerse al día y cumplir con las normas supone un reto clave para cualquier organización. Los riesgos de delitos financieros, filtraciones de datos e infracciones regulatorias hacen que la transparencia, la integridad de los datos y las auditorías internas sean más importantes que nunca.
Pero las multas no son el único riesgo. Según el informe Business Spend Insights de SAP Concur, en 2023 las empresas perdieron 4,8 millones de euros por recibos mal clasificados o ausentes. Este riesgo acumulado refuerza la necesidad de adoptar un enfoque conectado en la gestión de gastos. Integrar sistemas de control de viajes y gastos, junto con un trámite riguroso del cumplimiento normativo, permite a las empresas fortalecer la calidad de sus datos y anticiparse con mayor eficacia a posibles señales de alerta.
- La transformación digital, nuevo factor decisivo
La tecnología se ha convertido en el nuevo motor de competitividad para los departamentos financieros. Herramientas como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y los servicios móviles están redefiniendo la forma en la que se gestionan los procesos. Sin embargo, muchas empresas siguen atrapadas en sistemas obsoletos que consumen tiempo en tareas repetitivas y restan capacidad estratégica.
En la actualidad, los CFOs necesitan disponer de datos fiables y precisos para tomar decisiones estratégicas y anticiparse a posibles riesgos. Las soluciones tecnológicas actuales permiten capturar la totalidad de las transacciones —sea cual sea el método de pago— y consolidarlas en una única fuente de información veraz y centralizada. Esto no solo mejora la visibilidad financiera, sino que también abre la puerta a descuentos por pronto pago y mejores condiciones contractuales.
Además, los empleados esperan experiencias digitales fluidas en su entorno laboral. Cuando estas no se cumplen, disminuye su motivación y su capacidad de contribuir a la estrategia de la empresa.
Modernizar y optimizar los procesos permite a los equipos financieros anticiparse a los cambios del mercado y responder con agilidad. La transformación digital de los sistemas no solo impulsa el cumplimiento normativo y reduce riesgos operativos, sino que también mejora la experiencia de los empleados. Se trata de una inversión estratégica orientada a garantizar la competitividad y la sostenibilidad a largo plazo, dentro de un entorno cada vez más marcado por la evolución tecnológica.
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