¿Y si tener más personal del que parece necesario no fuera un error, sino una decisión estratégica? En un momento en el que la eficiencia se mide al milímetro, esta afirmación puede sonar casi provocadora. Pero quizás haya llegado el momento de reformular lo que entendemos por productividad. Porque trabajar con lo justo no siempre es trabajar mejor. Y a veces, contar con más manos de las previstas puede ser precisamente lo que garantiza que una organización siga avanzando cuando todo lo demás se frena.
Hay una idea que se ha instalado en la cultura empresarial como un axioma: cuanto más ajustada esté la plantilla a la carga de trabajo, más eficiente será la empresa. Pero esta lógica, que funcionaba razonablemente bien en contextos estables y previsibles, se tambalea en un escenario volátil y cambiante como el actual. ¿Puede una plantilla aparentemente sobredimensionada, si se gestiona de forma inteligente, rendir por encima de lo esperado? La respuesta empieza a ser sí, en aquellos sectores donde la demanda no sigue patrones fijos y en los que la experiencia del cliente depende, tanto de la calidad del servicio, como de la rapidez de respuesta.
El tamaño no es el problema, sino la incapacidad para gestionarlo
Tener más personal del estrictamente necesario no equivale a tener un equipo improductivo. Lo verdaderamente improductivo es no saber cómo activar y orientar ese potencial cuando hace falta. Es aquí donde entran en juego herramientas avanzadas de Workforce Management (WFM), capaces de traducir la “sobredimensión” en flexibilidad operativa, rotación saludable, formación continua y cobertura eficiente de imprevistos.
Una de las funcionalidades que está ganando protagonismo en este contexto es la publicación de turnos abiertos. Lejos de asignar de forma unilateral los horarios, esta opción permite que sean los propios empleados quienes consulten y seleccionen los turnos disponibles según su disponibilidad, perfil y preferencias. El resultado es una mayor autonomía individual y un uso más inteligente del potencial colectivo. Este tipo de dinámica no solo mejora la cobertura en momentos críticos —como ausencias inesperadas o picos de demanda—, sino que también reduce el absentismo, favorece la conciliación y eleva el compromiso del equipo. En sectores con alta variabilidad, como el retail, la hostelería o la logística, donde cada hora cuenta, disponer de un sistema que facilite esta autogestión marca una diferencia tangible.
Además, tener recursos disponibles facilita procesos que a menudo se aplazan por falta de tiempo: capacitación, movilidad interna, apoyo entre departamentos. Una plantilla gestionada con visión y tecnología puede responder a lo urgente sin dejar de avanzar en lo importante.
Una organización con músculo humano suficiente es también una organización con mayor capacidad para cuidar de sus equipos. En contextos de máxima exigencia, tener cierto colchón evita la saturación, reduce la rotación y mejora el clima laboral. Y esa mejora, que puede parecer intangible, se convierte rápidamente en resultados medibles.
Con todo, a menudo se asocia la productividad con una ecuación simple: más producción en menos tiempo. Pero esa definición olvida un factor clave en el rendimiento sostenible y es la capacidad de adaptación. Una empresa no es productiva solo porque entrega más. Lo es, sobre todo, cuando puede hacerlo a pesar de los imprevistos, de las crisis o de los cambios de última hora. Esa resiliencia organizativa solo es posible si hay personas disponibles, tiempo para formar, y margen para reconfigurar turnos y responsabilidades con agilidad.
Contar con un equipo “ampliado”, por tanto, no debería verse como un exceso, sino como un recurso estratégico. Porque cuando la presión sube, no es el organigrama más ajustado el que responde mejor, sino aquel que tiene capacidad de absorber, de redistribuir, de respirar. No se trata de mantener estructuras infladas, sino de dotarse del nivel justo de elasticidad que permite mantener el pulso en entornos exigentes.
Y ahí es donde la tecnología vuelve a ser aliada imprescindible. Herramientas de WFM permiten gestionar ese músculo con precisión. No hablamos de intuir qué sobra, o qué falta, sino de verlo con datos en tiempo real, simular escenarios, optimizar la asignación de recursos y dar autonomía a los equipos para organizarse con mayor eficiencia.
Aceptar que una plantilla sobredimensionada puede ser productiva exige cambiar la forma en que entendemos la eficiencia. No como un recorte constante, sino como una capacidad para estar siempre preparados. Y, en ese sentido, el mayor coste ya no es pagar una hora que no se usa, sino perder una venta, una oportunidad o a un buen profesional por no haber tenido cómo sostener el ritmo.
La clave está en mirar más allá del Excel. En entender que cada persona de más no es una línea de gasto, sino una posibilidad de actuar con rapidez, cuidar mejor a los clientes, reforzar la cultura de equipo y evolucionar sin traumas. Puede que no sea la respuesta para todas las empresas. Pero cada vez más compañías descubren que tener margen humano no es un error de cálculo. Es una decisión que, bien gestionada, marca la diferencia entre resistir o liderar el cambio.
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