3 de marzo de 2024

La gestión de tiempos: el motor productivo de los RRHH

El valor de la gestión de tiempos cada vez cobra más relevancia en las organizaciones y es uno de los elementos clave tanto para la satisfacción del empleado como para el incremento de la productividad. Su administración de forma eficiente, marca la diferencia entre aprovechar las oportunidades y acelerar la toma de decisiones que impactan positivamente en el negocio. Ser ágiles en tareas como replanificar un departamento, lanzar nuevas contrataciones, controlar el estado de las matrices de polivalencia o detectar desviaciones en presupuestos de personal marcan la diferencia en sectores con margen de beneficios ajustados. En el contexto laboral actual, cada actividad y tarea de los empleados y el tiempo dedicado a las mismas impacta directamente en la cuenta de resultados actual y en mantener la diferencia competitiva a futuro.

Esto nos ha llevado a preguntarnos lo siguiente: ¿Cómo se gestiona el tiempo de la forma más óptima posible? En este sentido, la capacidad de gestionar el tiempo tanto a nivel organizativo de personal, como en cuanto a flujos de trabajo, es algo fundamental en el ámbito empresarial que impacta en trabajadores, mandos intermedios, direcciones de operaciones, direcciones de recursos humanos y dirección general. Contar con procesos de gestión de tiempos definidos y contar con herramientas o softwares de recursos humanos para gestionar tareas, simplificar procesos y reorganizar planificaciones de forma ágil, se ha convertido en un imprescindible dentro de estos departamentos. Es importante definir un ciclo de trabajo en la gestión de tiempos donde se definan un catálogo de tareas donde se definan un rol de responsabilidad y una periodicidad. Por ejemplo, lanzar cada trimestre la planificación de cada departamento a tres meses vista siendo el mando intermedio el responsable o revisar mensualmente los datos de absentismos para analizar si es necesario replanificar o analizar los motivos de esta situación. Cada vez vemos más cómo estos procesos se añaden dentro de las tareas de cada perfil y también observamos que en muchas empresas estas tareas quedan ocultas en la definición de puestos y sobrecargan a mandos intermedios, operaciones y recursos humanos. Incluso, un paso más puede ser añadir estas tareas en variables o bonus que afectan directamente los departamentos afectados.

En resumen, en el área de Recursos Humanos y Operaciones de las empresas, la gestión del tiempo, también conocida como time management, adquiere una importancia particular debido a la diversidad de actividades tan cruciales que abarca: desde funciones más administrativas como, el control de tareas o la gestión de costes labores a funciones más estratégicas/organizativas como la correcta planificación de empleados, el control horario o la accesibilidad en tiempo real a datos de presencia, absentismos, vacaciones o turnos.

Pero en muchas ocasiones estás tareas no están bien definidas, ni los responsables de las mismas por parte de la dirección de la empresa, ni aparecen en la visión estratégica de la misma.

Además, todo esto coincide con un cambio generacional con una visión distinta en el trabajo. Los millennials, la generación Z y la generación Alfa cada vez tienen más presente la diferencia entre el tiempo productivo que dedican al desempeño de sus funciones y las horas de su jornada laboral. Se valora positivamente que el tiempo de su jornada sea realmente efectivo, es decir, valoran mucho más su tiempo para poder dedicarlo a otras cosa. Por lo que tener la posibilidad de estar en una organización que pone el foco en la gestión de tiempos es muy positivo, afectando directamente en la retención de talento que afecta especialmente en empresas que tienen empleados de estas nuevas generaciones.

Beneficios de procedimentar la gestión del tiempo 

Los procesos administrativos consumen gran parte del tiempo laboral efectivo de los profesionales en este ámbito, por ello la automatización de procesos en RRHH se presenta como una solución para liberar tiempo y permitir que los profesionales se enfoquen en actividades más estratégicas e innovadoras, contribuyendo así al bienestar de los empleados y a los resultados generales de la empresa.

Tanto para asegurar el bienestar de los empleados como para alcanzar los objetivos organizacionales, una gestión procedimental del tiempo efectiva se presenta como un enfoque crucial en la administración de los recursos humanos. Es necesario automatizar pero también formar a los mandos en el uso de herramientas. Los beneficios de trabajar en la organización del tiempo incluyen una mayor productividad, reconocimiento de prioridades, cumplimiento de plazos, mejora en la consecución de objetivos, mayor satisfacción y motivación en los empleados y enfatización en decisiones estratégicas de mayor importancia, entre otros muchos. 

Funciones clave para procedimentar una gestión del tiempo eficaz

Bajo mi punto de vista, toda revisión de los procesos de gestión de tiempos debe incorporar una serie de funciones clave para gestionar el tiempo de trabajo de forma óptima:

  1. Automatización de procesos: tratar de identificar tareas rutinarias que pueden ser automatizadas por diferentes herramientas e implantarlas para agilizar los procesos y los flujos de Resulta esencial para mejorar la eficiencia, optimizar recursos, elevar la calidad del trabajo y promover la innovación, factores cruciales para el éxito y la competitividad en el entorno empresarial actual.
  2. Planificación de tareas: crear un plan de trabajo diario, semanal o mensual mediante herramientas que organicen y gestionen las tareas, así como delegarlas al empleado adecuado fomentar un ambiente de trabajo colaborativo donde los equipos puedan trabajar juntos en tiempo real y asignar responsabilidades según las fortalezas
  3. Garantía de seguridad: cumplir con la ley de protección de datos y con la normativa de privacidad además de incorporar medidas de seguridad como la encriptación de datos para proteger la información confidencial de los empleados y establecer controles de acceso que limiten la visualización de información solo a aquellos autorizados, garantizando la
  4. Facilitación del acceso a la información: proporcionar una interfaz que ofrezca una visión completa de las tareas pendientes y completadas, permitiendo un seguimiento eficaz del progreso y establecer niveles de acceso diferenciados para que, tanto los mandos como los trabajadores, puedan visualizar información relevante manteniendo la transparencia. Es especialmente fragante como no se toman muchas veces las decisiones correctas por no tener la información adecuada. Un ejemplo que vivimos a diario es planificar una persona que está de incapacidad temporal o que no tienen las skills para este puesto, con lo que paramos todo el proceso productivo y generamos estrés en mandos y dirección.
  5. Aprendizaje constante y evaluación: mejorar continuamente las habilidades de gestión del tiempo, estando al tanto de nuevas metodologías y herramientas para mejorar la Pero sobre todo, es necesario revisar regularmente las estrategias y ajustarlas según las prioridades.
  6. Organización de roles y responsabilidades: en este caso, se deben reconocer los perfiles de trabajo de cada empleado para la gestión de tiempos y asignar tareas según las fortalezas individuales. Escuchar y aceptar sugerencias de los empleados contribuye a mejorar la cultura

Las conclusiones son claras, hay que definir los procedimientos de gestión de tiempos, cuáles son las tareas y cuales son los responsables. Dar valor desde la dirección a la gestión del tiempo de los trabajadores, hacer revisiones de estos procedimientos en la búsqueda del balance entre los objetivos empresariales y el tiempo disponible de nuestros empleados. Los resultados de empoderar la gestión de tiempos con especialización y

formación mejora la operativa diaria y posiciona mejor a futuro los resultados empresariales y el grado de satisfacción de los empleados. Posicionamiento especialmente puesto en valor por las nuevas generaciones de empleados.

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