El papel de los RRHH en tiempos de teletrabajo

La situación excepcional provocada por la COVID-19 y las medidas extraordinarias adoptadas por el Gobierno han obligado a todas las empresas a replantear su forma de trabajo y la manera en la que relacionarse con sus clientes. El teletrabajo se ha convertido en un asunto de máxima relevancia y prioridad para muchas empresas. Afortunadamente, en Avanade, las soluciones tecnológicas, de logística, e incluso de cultura de trabajo online, llevaban mucho tiempo implementadas y no han supuesto modificaciones sustanciales en nuestro día a día ni en la forma de atender a nuestros clientes. Nuestra forma de trabajar ya incluía la recomendación de teletrabajar al menos dos días a la semana y fomentaba el trabajo online y la conciliación familiar, siempre que las circunstancias lo permitieran.

Esto no quiere decir que ante una situación tan especial como la actual no hayamos tomado medidas especiales y nos hayamos conformado con hacer un poco más de lo de siempre. En Avanade el teletrabajo y las nuevas tecnologías siempre han sido algo que iba mucho más allá de la mera implementación de herramientas tecnológicas. Parte del trabajo, y por tanto también del teletrabajo, es la gestión de los profesionales que componen la empresa. Mantener el contacto con los empleados, resolver sus cuestiones y atender a las necesidades y las dudas de los más de 800 profesionales con los que contamos, forma parte de las tareas que una empresa como la nuestra tiene que manejar siempre. Y en momentos como estos, mucho más. Gestionar las necesidades de los propios empleados es ahora, más importante si cabe, que la gestión de los clientes o el mantenimiento de las cuentas.

Por ello, desde el 13 de marzo, día en el que en Avanade empezamos el teletrabajo obligatorio, en el equipo de Recursos Humanos hemos trabajado para adaptar todas nuestras políticas a un entorno online y no presencial. Así, los siete miembros del equipo de RR.HH. pusimos en marcha desde el primer momento un seguimiento individual a todos los miembros de la plantilla, adaptándonos a sus necesidades y preferencias (horarios, canales de contacto, periodicidad…). Creamos canales especiales para compartir experiencias, recomendaciones, y buenas prácticas. Canales que se han visto desbordados con la aparición espontanea de grupos de cocina, deporte, lectura, actividades con niños, … Organizamos sesiones de coaching y mentoring con voluntarios de la propia empresa para ejercen una labor de acompañamiento y apoyo ante las diferentes situaciones de nuestros empleados (gente sola, enferma, familias con niños, personal con familiares afectados por la Covid-19, …)

Pero si algo nos ha hecho reforzar nuestra idea sobre la importancia de los RR.HH., ha sido la reinvención que hemos tenido que hacer para la acogida de nuevas incorporaciones a un entorno de trabajo online y deslocalizado. En Avanade hemos contado desde siempre con una política de Recursos Humanos especialmente cercana en materia de acompañamiento de los nuevos empleados. Realizábamos una labor de seguimiento especial durante sus primeros 90 días en la empresa. Disponíamos de mentores, días de inmersión, un kit de bienvenida físico (con materiales, documentos, merchandising, etc.), reuniones de seguimiento y evaluación, … Es algo que está en nuestro ADN, y del mismo modo que el negocio y la incorporación de nuevos profesionales no se ha detenido, no podíamos simplemente detener nuestra forma de acoger y atender a nuestros profesionales. Por ello hemos adaptado todos esos procedimientos a la “nueva normalidad”:

El proceso de onboarding de nuestros nuevos empleados ahora cuenta con un primer contacto telefónico y recurrente vía email desde el momento de la firma del contrato hasta la incorporación efectiva en la empresa. Los mentores y responsables directos se ponen en contacto con ellos a través de videoconferencia la semana anterior a la incorporación. 24 horas antes se les envía un kit completo con material de bienvenida que incluye desde un ordenador portátil a merchandising de la empresa, así como una agenda de actividades para el primer día. El día de la incorporación se realiza un welcome virtual por grupos para conocer tanto a los compañeros directos de trabajo, como a responsables de otras áreas y departamento. Y durante las siguientes semanas se lleva a cabo un seguimiento telefónico para resolver dudas y recabar impresiones.

En definitiva, una labor de comunicación interna completa, tecnológica e individualizada que está permitiendo que nuestra compañía no detenga el core de su negocio, mantenga a los clientes y, sobre todo, fidelice y retenga el talento que tan importante es para las empresas.