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Javier Bello, Asesor Soluciones HCM en Cezanne HR España
Visibilizar y facilitar la gestión de ausencias
POR Javier Bello, Asesor Soluciones HCM en Cezanne HR España, 00:01 - 22 de Junio del 2021
Visibilizar y facilitar la gestión de ausencias

Si trabajas en el entorno de los recursos humanos ya sabrás que la gestión de las ausencias es una de las tareas más difíciles de abordar. Y, cuando hablo de ausencias, me refiero, claro, a todo tipo de ausencias: vacaciones, bajas por enfermedad, días libres por asuntos propios, etc.

En la gestión de las ausencias no solo intervienen aspectos administrativos. Ya, de por sí, complejos, por las implicaciones legales y la repercusión en la operativa del día a día. Es decir, procesos de solicitud y aprobación/denegación complejos, reestructuración de equipos para evitar que se queden posiciones sin cubrir, precisión en el cálculo de los días libres disfrutados y pendientes, etc. Pero, la gestión de las ausencias es, además, estratégica porque puede ser una buena manera de demostrar que las personas son importantes para nuestra organización. No olvidemos que su gestión tiene un alto impacto en la vida personal de nuestros empleados.

Por lo tanto, detrás de la gestión de las ausencias hay también una visión, más estratégica del negocio. No solo desde el punto de vista de la eficiencia y la rentabilidad -que también- sino desde la perspectiva del compromiso y la motivación de los empleados.

Para ganar eficiencia, es importante que, al menos, desde prisma administrativo, las ausencias se gestionen de forma correcta. Y, para poder hacerlo, además, fácilmente, es importante contar con las herramientas adecuadas. Es decir, con la tecnología que permita aplicar automáticamente las reglas establecidas; que realice los cálculos conforme a los criterios corporativos y legales en curso; que permita la identificación de tendencias que podrían indicar problemas internos relacionados con el personal, etc.

Al equilibrar la planificación de los recursos con las obligaciones de cumplimiento, o utilizarla como medida de compromiso y reconocimiento, la gestión de las ausencias debería ocupar una posición preferente en la lista de prioridades de RRHH. Pero también, del resto de dirigentes corporativos.

Ahora bien, la gestión de las ausencias es también una de las tareas administrativas que más tiempo consume. Es una función compleja porque es una responsabilidad tanto proactiva como reactiva. Las vacaciones requieren un enfoque proactivo, para calcular correctamente los derechos. Las bajas por enfermedad son más reactivas, porque suelen ser imprevisibles. RRHH solo puede hacer suposiciones en algunos casos. Por tanto, es importante la agilidad empresarial para que los picos de bajas por enfermedad no afecten negativamente a la productividad del negocio.

Las vacaciones y las bajas por enfermedad son los dos tipos principales de ausencias que tiene que gestionar una empresa. Aunque hay otros muchos más -bajas por maternidad/paternidad, permisos remunerados, servicio de jurado, etc.- Pero, es la profundidad y la complejidad en torno a las vacaciones y las bajas por enfermedad lo que presenta los principales desafíos de la gestión de las ausencias en una organización.

La buena noticia es que un software de RRHH puede reducir drásticamente el tiempo dedicado a las tareas administrativas. Y hacer que las ausencias sean más visibles y más fáciles de gestionar. Un software de RRHH también puede calcular automáticamente los derechos, evitando errores al tener en cuenta todas las variables posibles (empleados a tiempo parcial o empleados en diferentes países…)

Por otro lado, al centralizar el registro de las ausencias, las empresas pueden examinar las bajas o permisos en toda la organización, identificar las razones que las justifican y ver si hay patrones preocupantes como, por ejemplo, niveles de ausencia por enfermedad más altos de lo esperado en áreas concretas. Tener estos datos permite a RRHH hacer recomendaciones estratégicas para remediar cualquier incidencia o invertir tendencias inadecuadas.

Además, un software de RRHH permitirá hacer frente a los cinco principales desafíos en la gestión de ausencias:

  • Sobrecarga administrativa
  • Obligaciones legales
  • Interrupción del negocio
  • Visibilidad de los recursos
  • Compromiso de los empleados

Si quieres saber más sobre la gestión de ausencias y cómo hacer más fácil, segura y rentable su gestión no te pierdas el Webinar hoy “Visibilizar, optimizar y digitalizar la gestión de ausencias: ¿Cómo hacerlo fácil, correcto y rentable?”

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