El estudio realizado por Equifax Workforce Solutions y recogido por Fast Company sitúa las pérdidas laborales en un 50% antes de que se cumpla el primer año de trabajo de las nuevas contrataciones. Facilitar la incorporación y hacer sentir a los nuevos empleados que son parte del equipo desde el primer día son algunas claves para retenerlos en la empresa.
Un estudio elaborado por Equifax Workforce Solutions cifra en más del 40% el abandono de los nuevos empleados de su puesto de trabajo durante el primer mes y suma otro 10% a quienes lo dejan antes de cumplir un año. Una tendencia que deja secuelas económicas a las empresas.
En palabras de Susan Vitale, directora de marketing de iCIMS, «existe una correlación directa entre la incorporación efectiva y la retención de empleados y el compromiso». Según sus declaraciones recogidas en Fast Company, «el 91% de los empleados (en ese primer año) se conservan en las empresas que cuentan con un programa de incorporación formal”, sin embargo, “solo el 50%” son retenidos en las empresas que no lo tienen. Unas pérdidas, recogidas en un informe de Aberdeen Group, que para Vitale son más que una cuestión laboral si no también económica ya que “cuando se pierde un empleado después del primer año, a la empresa termina costándole tres veces el salario anual de un empleado”, recursos que necesitan “para reclutar, contratar y entrenar a otra persona» que cubra ese puesto de nuevo.
Mark Newman, fundador y CEO en HireVue, también habla para Fast Company y coincide con Vitale en la idea de que una mala incorporación cuesta “mucho tiempo y dinero” a la empresa. Para Newman la clave para no malgastar recursos se encuentra en “dar lo mejor” de la compañía en los primeros 45 días de los nuevos empleados lo que reduce en un 20% su “desgaste” físico y mental.
Comenzar antes del primer día
Vitale explica la importancia de que las nuevas incorporaciones se sientan parte del equipo “desde el primer día”, para ello hay que proporcionarles un espacio propio y un horario antes incluso de ese primer contacto con el objetivo de que se minimice el impacto de su llegada al equipo de trabajo.
La directora de marketing cuenta que ese proceso de incorporación debe comenzar desde el momento en el que se rellenan los formularios necesarios para su inicio en la empresa. Un “papeleo” que puede facilitarse de forma electrónica o imprimirse a través de la web de la empresa con el fin de agilizar el proceso y para que los nuevos empleados se sientan más cómodos cumplimentándolos en un entorno que les resulte más familiar.
Otra de las estrategias que sugiere Vitale para suavizar la presión de los nuevos trabajadores es que los equipos que conforman la empresa participen en un vídeo que hable sobre la cultura de la empresa o que aporte información relevante de la compañía, así como facilitarles el acceso a un mentor dentro de ese equipo para que les traslade qué se van a encontrar en su rutina de trabajo o les cuente lo que sucedió durante el trimestre anterior. Estas técnicas de aclimatación al entorno laboral persiguen el objetivo no sólo de facilitar la incorporación si no también la de asentarla a largo plazo para evitar futuras fugas.
El primer día. Información de “supervivencia”
El primer día oficial de trabajo debe de ser una jornada sencilla, en el que se transmita entusiasmo y que sea “una gran experiencia”, eso es lo que sugiere al menos Ashley White, directora de recursos humanos en APQC , una organización de investigación sin ánimo de lucro de recursos humanos.
White también habla de la información de «supervivencia» y que abarca datos simples como dónde aparcar, dónde tomarse un café o donde se encuentran los baños con el fin de que el nuevo empleado sienta que tiene “todo lo necesario” para volver al día siguiente.
Por su parte, Vitale insiste en la importancia de que el trabajador comprensa la industria a la que se va a incorporar, “lo que hace la empresa” y cómo de diferente es de la competencia.
Otra de las voces recogidas Fast Company es la de dice Bill Peppler, socio director de la agencia de empleo Kavaliro, quien incide en la idea del “mentor”. Para Peppler disponer de una persona en la que poder confiar es vital para la integración del nuevo trabajador, especialmente si esa persona se encuentra en el mismo nivel dentro del organigrama de la empresa. Para este director una de las mayores tensiones o incomodidades se producen durante la hora del almuerzo, por ello, Peppler apuesta por no abandonar al empleado y usar ese tiempo para “aprender más sobre ellos”.
La primera semana. Diseñar un plan con los objetivos de negocio
Una de las mayores tentaciones que se suele tener a la hora de incorporar a un nuevo trabajador es la de proporcionarle toda la información de la empresa, su trabajo y rutina durante los primeros días. Sin embargo, Vitale explica que esa sobrecarga informativa puede llegar a saturar a la persona y no rendir como debería. Para ello, la directora de marketing de iCIMS sugiere el diseño de un plan para la primera semana de trabajo donde definir qué conceptos básicos se van a transmitir.
Para Vitale la clave de este plan reside en concretar los objetivos de negocio que se van a transmitir y cómo se trabaja en la empresa para alcanzarlos al fin de proporcionar al empleado “un vistazo de la empresa a través de los ojos de los clientes».
Por su parte, White sugiere hacer una inmersión más profunda en el quién, qué, dónde, cuándo y por qué de la empresa con el objetivo de comunicar la historia de la organización, su organigrama y cultura. Que el empleado sepa con quién va a trabajar o “cómo interactuar con compañeros de trabajo”.
Los tres primeros meses. Crear reuniones regulares
La parte más importante para que un proceso de incorporación sea exitoso está en el contacto permanente con el nuevo empleado a través de “reuniones formales”, apunta Newman.
Vitale va más lejos y crea planes mensuales específicos de contacto con el empleado que permitan advertir, con un margen de tiempo suficiente, qué es lo que no está funcionando. Por otro lado, la directora de marketing incorpora en ellos preguntas francas y directas sobre si se ha entendido cual es el objetivo de su trabajo, si se corresponde con sus expectativas o si ha habido a alguna sorpresa. Para Vitale “esta comunicación y apoyo mantiene a los empleados comprometidos».
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