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Gestión de gastos de viajes automatizada: transparencia y rentabilidad aseguradas

Desde GENERALI España apuntan a la automatización de la gestión de los gastos de viaje para optimizar y ahorrar tiempo al entorno administrativo, pero, también, para mejorar la experiencia de los empleados y para minimizar el uso del papel.

POR RRHHDigital, 13:30 - 02 de Julio del 2021
Gestión de gastos de viajes automatizada: transparencia y rentabilidad aseguradas

GENERALI España perteneciente al Grupo GENERALI, es una de las principales aseguradoras del mercado español. Presente en el país desde 1834 presta servicio a más de 3 millones de clientes, entre particulares y empresas. En la actualidad, GENERALI cuenta con 1.752 empleados en España. Y una de las redes de oficinas con mayor presencia en nuestro país que incluye cerca de 1.600 puntos de atención al cliente. Además, ofrece una completa oferta de seguros, donde las soluciones personalizadas y la innovación son claves. Junto a estos dos principios básicos, el Grupo muestra su compromiso con la sostenibilidad como uno de los ejes básicos de su estrategia corporativa.

Y es, precisamente, ese compromiso con la sostenibilidad lo que lleva a GENERALI a impulsar su transformación digital y su política paperless. Concretamente, en el entorno de la gestión de los Gastos de Viaje, la aseguradora buscaba, además, implementar un proceso automatizado. El objetivo adicional era integrar y agilizar todas las funciones en un workflow único que incluyera desde el reporte hasta la contabilización. Y, siempre, bajo las premisas de la eficiencia y el control analítico.

Con ello, los responsables de GENERALI España apuntaban a la automatización de la gestión de los gastos de viaje para optimizar y ahorrar tiempo al entorno administrativo. Pero, también, para mejorar la experiencia de los empleados y, por supuesto, para minimizar el uso del papel en este tipo de procesos.

Asegurar el camino, identificando primero, los puntos débiles

GENERALI empleaba un sistema tradicional para gestionar los gastos de sus empleados. Estos daban de alta los tickets para que sus responsables pudieran aprobarlos. Acto seguido, rellenaban un formulario que se imprimía y se enviaba, junto con los tickets al departamento de gestión central. Aquí se cotejaba cada ticket y, en caso de validarse positivamente, se aprobaba el pago al empleado.

Este método presentaba una serie de desventajas como la falta de agilidad e inmediatez, aspectos necesarios para no alargar estos procesos. Además, no respondían a dos de las apuestas estratégicas de la compañía: la digitalización y su compromiso con una cultura empresarial sin papeles.

Reclamaciones periódicas, pérdidas de tiempo, errores recurrentes y la falta de visibilidad y transparencia, hicieron que la aseguradora buscara el apoyo de la gestión automatizada de los gastos de viaje para mejorar esta dinámica. También, para proporcionar una mejor experiencia de uso a todos los implicados.

Martí Jo Ruiz, director de Contabilidad de GENERALI España explica que “debido al gran número de empleados y a su amplia red de distribución, para GENERALI era necesario dar el salto a una aplicación enteramente digital. Una aplicación que, además, eliminara el papel para cumplir así con nuestro compromiso de la sostenibilidad. Buscábamos también, un aplicativo que permitiera una mayor agilización en los procesos administrativos.”

Las cosas claras para elegir bien

Identificadas las áreas de mejora, GENERALI llevó a cabo una comparativa entre los principales proveedores del sector. Se decantó por ZTravel por la versatilidad de su uso, ya que ofrece, prácticamente, los mismos servicios vía Web y APP, a través de ZTravel Next. También por tratarse de una solución que se adaptaba bien al día a día de los trabajadores.

Martí Jo Ruiz, director de Contabilidad de GENERALI España aclara que “la implementación de ZTravel por parte de GENERALI es relativamente reciente, pero sí podemos confirmar su buena acogida gracias a su planteamiento enteramente digital, a la posibilidad multidispositivo para acceder a la aplicación y al carácter intuitivo en su uso. Además, GENERALI, siempre preocupada por el bienestar de sus empleados, ofreció dos sesiones formativas vía Teams para explicar el funcionamiento de esta nueva aplicación”.

Tras la apertura de la solución a toda la compañía a finales del mes de enero, empleados ubicados en todo el territorio nacional utilizan el nuevo sistema de forma asidua para liquidar todos los gastos incurridos en sus desplazamientos por gestiones comerciales. No obstante, en esta época en la que los viajes se han reducido drásticamente lo más relevante de esta implantación es que ha permitido digitalizar el proceso y eliminar del papel. Dos de los objetivos perseguidos por GENERALI España con esta iniciativa.

¿La COVID-19 freno o acelerador del cambio?

El director de Contabilidad de GENERALI España asegura que “hay una gran diferencia entre la situación pre-COVID y la actual. Si GENERALI hubiera tenido esta aplicación durante el confinamiento del pasado año, las gestiones habrían sido más sencillas en una etapa convulsa para todos. Un momento en el que, además, la compañía suprimió la gestión de liquidaciones en papel”.

Este tipo de escenarios dan lugar a replantearse nuevos objetivos y a revisitar viejas fórmulas para ver qué se puede mejorar. Definitivamente, la incorporación de esta aplicación constata su utilidad para dar solución a las necesidades actuales determinadas por la pandemia.

Unas necesidades que vemos, fundamentalmente en clave de seguridad. Las organizaciones deben cuidar y proteger a sus empleados, ahora más que nunca. Por eso, la gestión del riesgo cobra, en este momento, un papel prioritario en la estrategia de gestión de gastos de viajes corporativos. Automatizar ayuda a diseñar modelos estratégicos más fiables. Los informes de riesgo o los sistemas de Geolocalización facilitan la comunicación y la identificación de las zonas de mayor riesgo. Todo con la mirada puesta en la protección de los trabajadores durante sus desplazamientos.

Beneficios garantizados

En la actualidad, el despliegue del nuevo sistema está siendo progresivo entre los empleados. Muchas de las funciones que anteriormente tenían que hacer liquidaciones de gastos asociadas a los desplazamientos no se realizan en la actualidad por las restricciones derivadas de la pandemia. Conforme avance el proceso de vacunación y se recupere la movilidad, se irá difundiendo el uso de la aplicación entre los empleados de GENERALI España.

Sin embargo, Martí Jo Ruiz, insiste en los beneficios que han obtenido al automatizar la gestión de los gastos. Beneficios que resume en los siguientes puntos:

  • Agilidad en los procesos
  • Gestión en movilidad a través de la APP
  • Cálculo automático de los gastos de kilometraje
  • Gestión sencilla de dietas
  • Conciliación de pagos con tarjetas de empresa
  • Paperless como consecuencia de un planteamiento enteramente digital
  • Control inteligente del proceso gracias a la validación automática de los gastos
  • Configuración personalizada de workflows de validación
  • Gestión avanzada e integrada de la contabilidad con los sistemas corporativos
  • Seguridad en el pago de gastos
  • Reducción de riesgos de gastos no conformes
  • Seguimiento y control eficiente de las transacciones

Con todo, el director de Contabilidad de GENERALI España insiste en que “ahora trabajamos con una herramienta enfocada al business inteligence. Facilita la toma de decisiones inteligente y ofrece precisión en los datos gracias al empleo de la tecnología de reconocimiento inteligente OCR+, a los distintos paneles de control interactivos que ofrece para optimizar la visualización de los datos y al reporting completo y riguroso que presenta”.

Y, en términos generales, según Martí Jo Ruiz, tres de las principales ventajas que ofrece ZTravel son la eliminación de papel, la simplificación de procesos y el acceso multidispositivo ideado para ajustarse siempre a las preferencias de sus empleados.

En conclusión: todos ganan

Sin duda, estamos ante un aplicativo que agiliza y simplifica el trabajo de los empleados y viajeros en el ámbito profesional. Especialmente en el entorno operativo ya que, con una sola foto, el proceso de liquidación de gastos se convierte en una tarea extremadamente sencilla. Pero, también es un modelo de gestión que beneficia a los responsables financieros, así como a los encargados de validar los gastos. En este caso, con una revisión a través de un email o de la APP, de una forma rápida y sencilla se realiza la aprobación de las notas de gastos. Mientras que, para el administrador, que dispone de toda la información en la nube y con procesos automatizados e integrados también resulta más fácil y seguro.

Hablamos de agilidad, de rapidez y de seguridad. Hablamos de seguimiento y de la posibilidad de tener un control extra sobre todos los gastos ya que los informes de liquidación proporcionan información de primer nivel para analizar y decidir. Informes completos y, sobre todo, muy visuales y útiles para la toma de decisiones basada en datos relevantes.

Pero, también hablamos de rentabilidad optimizada, de eficiencia y ahorro de tiempo y reducción de errores, de satisfacción, gracias a la experiencia mejorada para todos o de mayor visibilidad de los patrones de gasto. Una visibilidad que proporciona un entendimiento global de los gastos corporativos. Pero, también hablamos de una mayor transparencia en la política de viajes y de una gestión de gastos simplificada.

Finalmente, es importante señalar que ZTravel está completamente integrada con los distintos aplicativos de la compañía y conectado con el sistema contable. Posee la particular ventaja de vincular a cada usuario de manera automática y actualizada a su perfil, lo que permite un rápido acceso a su historial de liquidaciones y pagos. De cara al futuro, GENERALI España espera de esta solución lograr una completa implantación a nivel interno para suscitar un uso generalizado una vez el escenario pueda propiciar una mayor movilidad de sus propios empleados.

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