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Rocío Casanova, directora de la Unidad de Negocio Factum Identity
Automatizar las firmas y proteger los datos, básico para las empresas de la era digital
POR Rocío Casanova, directora de la Unidad de Negocio Factum Identity, 00:01 - 21 de Julio del 2022
Automatizar las firmas y proteger los datos, básico para las empresas de la era digital

Hace tiempo que la tecnología dejó de ser un lujo. Ese privilegio que considerábamos propio de unos pocos negocios modernos que querían participar cuanto antes de los avances de la era contemporánea. Ahora, el impulso para iniciar la transformación digital y la inversión constante en innovación están a la orden del día en las empresas, en las que también se ha normalizado el trabajo en remoto y colaborativo. Es decir, que nuestro día a día está cada vez más digitalizado y nuestras gestiones más automatizadas.

De hecho, en enero de 2022, ya supimos que el número de usuarios en red había aumentado en un 4% con respecto al año anterior[1]. Esto significa que, mientras lees esto, hay una media de 4,950 millones de personas conectadas al mismo tiempo, lo que equivale a un 62,5% de la población mundial. Además, la dependencia de lo digital es tal que se estima que una sola hora sin Internet podría producir hasta 58 millones de euros de pérdida[2].

Pero, ¿qué significa esta transición y dependencia de lo 100% digital en las empresas? Si diéramos la vuelta a la cuestión, sabríamos que, cuando un negocio se resiste a implantar tecnologías en sus procesos, aumenta sus probabilidades de estancarse, sobre todo si está en proceso de crecimiento o no se encuentra totalmente posicionado en el mercado. Y las propias compañías son conscientes de ello. Por eso, cada vez es más normal escuchar casos de empresas que no tienen sede física, que cuentan con empleados repartidos por varios países o que se autodenominan “nativas digitales”.

Más allá de la tecnología aplicada de base en las grandes corporaciones, como los dispositivos IoT, el Big Data, la migración a la nube o los programas de Inteligencia Artificial y automatización de procesos, hablamos de soluciones que logren responder a las necesidades de la empresa también de cara al exterior. Por ejemplo, aplicar recursos que sean capaces de garantizar la seguridad de los sistemas y de proteger los datos privados frente al auge de los ciberataques, cada vez más masivos, variados y sofisticados.

Así, es normal que la preocupación de las empresas por la ciberseguridad, la protección de datos y la legitimidad de la documentación no impresa se haga cada vez más notable, ya que trabajamos bajo la necesidad imperiosa de proteger, verificar y tratar nuestros documentos con absoluta garantía de seguridad (y rentabilidad para el negocio).

Si tenemos en cuenta el gran volumen de documentos que se gestionan cada minuto, las herramientas de firma electrónica se convierten en un requerimiento imprescindible. Son, por ejemplo, un recurso básico para agilizar las tareas en aquellos departamentos, como el de Recursos Humanos, donde la gestión documental de contratos laborales, nóminas, hojas de gastos, evaluaciones y acuerdos supone una labor prioritaria diaria.

Pero ya no solo se trata de lograr optimizar los tiempos al haber automatizado el proceso de firma – también al evitar, indirectamente, el traslado físico de las personas firmantes - sino que se trata también de cumplir con la garantía de seguridad sobre los datos, de modo que se evite la filtración de información, la intrusión de usuarios no autorizados o la pérdida de documentos. Además, digitalizar las firmas permite ahorrar en papel, lo que contribuye directamente a la reducción de la huella de carbono y el cumplimiento de los objetivos de sostenibilidad.

Y es que, realmente, proteger los datos, atender a la ciberseguridad, automatizar las firmas mediante herramientas digitales y cumplir con las metas medioambientales son cuatro aspectos que requieren de un cambio integral en la cultura de la empresa para su correcto desempeño, de modo que se implante como un hábito transversal para toda la plantilla.

Con todo ello, podemos decir que la firma electrónica es imprescindible para cualquier compañía que pretenda adaptarse al paradigma actual digital.

Ante esta realidad, en Factum hemos sido capaces de responder con rapidez a través de la creación de nuestro nuevo equipo de Factum Identity, experto en soluciones de firma digital, donde somos responsables del impulso de SealSign, una herramienta cloud para la firma digital y biométrica de documentos que notifica en tiempo real la evolución del proceso y detecta cualquier actividad sospechosa que pueda significar una amenaza de ciberseguridad.

De esta forma, atendemos a las inquietudes de compañías de cualquier sector sobre la urgencia de la digitalización y proponemos un cambio simple, como es la automatización del proceso de gestión, envío y firma de documentos, que supone, a largo plazo, una evolución decisiva para el futuro de cualquier empresa que pretenda crecer y desarrollarse plenamente en el entorno digital tan cambiante en el que vivimos.


[1] Según un estudio de We Are Social y Hootsuite: https://marketing4ecommerce.net/usuarios-de-internet-mundo/#:~:text=Los%20usuarios%20de%20internet%20en,(7.910%20millones%20de%20personas).

[2] https://www.20minutos.es/tecnologia/ciberseguridad/como-afectarian-los-ciberataques-en-la-cumbre-de-la-otan-una-caida-en-la-red-supondria-58-millones-de-euros-de-perdidas-5022723/

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