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Leyre Soto, Content Writer de Signaturit
Cómo acelerar procesos de contratación con la firma electrónica
POR Leyre Soto, Content Writer de Signaturit , 00:01 - 25 de Mayo del 2020
Cómo acelerar procesos de contratación con la firma electrónica

El proceso de contratación es clave para el éxito de cualquier empresa. Para ello los departamentos de recursos humanos deben ser muy eficientes y organizados para cumplir con los objetivos, ya sea en periodos de evolución o de alto crecimiento.

Sin embargo, entre la búsqueda del talento, las políticas de experiencia de los candidatos, las pruebas de capacitación, los programas de atracción, etc., y toda la gestión típica de este departamento, los profesionales a menudo se sienten abrumados en esta última fase del reclutamiento. Por lo tanto, es crucial para las empresas optimizar sus procesos de RRHH e intentar gestionar las tareas de la manera más efectiva posible, pero ¿cómo?. 

Hoy existen muchas soluciones tecnológicas para racionalizar y mejorar la productividad de los equipos, pero una cuyos resultados son visibles desde el primer minuto es la firma electrónica con la que el cierre de contratos de trabajo y toda la documentación clásica de este procesos se realiza de forma rápida, legal y segura. 

Un proceso de contratación más simple para todos

Tradicionalmente, para firmar su contrato de trabajo y otros documentos relacionados con la contratación, el candidato tenía que desplazarse a sus futuras instalaciones para hacerlo en persona, o si lo recibía por correo postal o correo electrónico firmarlo en papel, pero teniéndolo que imprimir y enviarlo de nuevo.

Con la firma electrónica, la experiencia de firma se simplifica tanto para el profesional de RRHH como para el candidato. Este último ya no tiene que desplazarse ni imprimir y escanear el contrato para enviarlo de nuevo. Puede firmar su contrato laboral, con unos pocos clics, esté donde esté, desde su ordenador, tablet o teléfono a través de su email o un sms. 

A la vez este sistema contribuye a ofrecer una experiencia satisfactoria para los empleados, ya que los empleados se liberan de tareas repetitivas y puedan centrarse en tareas cognitivas de valor añadido que refuercen su autoestima profesional.

La firma electrónica les brinda una herramienta simple e integrada en su CRM habitual que les permite incorporarse a la fórmula del “teletrabajo”, y no tener que estar en la oficina para cerrar el contrato ni involucrar a otras figuras de la empresa.

En definitiva, la firma electrónica consigue que procesos que obligaban a realizar desplazamientos, utilizar mensajería, organizar citas y controlar manualmente el seguimiento del proceso de contratación, se puedan transformar en 3 clics integrándose fácilmente en la cultura interna de cualquier departamento de recursos humamos.

Menos procesos, menos tareas, menos dolores de cabeza.

Mejor experiencia pero también más rápido y seguro

Además de que la firma electrónica simplifique el proceso de contratación a todas las partes, lo convierte en más rápido y seguro.

Este se acelere porque la nueva incorporación puede firmar su contrato de inmediato, evitando retrasos en la firma que pueden bloquear la incorporación. El uso de la firma electrónica permitirá automatizar muchas tareas (generación de contratos , envío entre firmantes, monitoreo del proceso y recordatorio, archivo ...), e incluso más funcionalidad si la solución está integrada con algún software propio de este sector. 

Por último, al minimizar las acciones "manuales", se evitan posibles errores humanos, pérdidas de documentos entre responsables y olvidos sobre montañas de carpetas convirtiéndose el formato electrónico en un sistema más seguro que el tradicional en papel.

Un ejemplo: la firma de un contrato de trabajo

Una vez que el candidato ha sido seleccionado para un puesto trabajo, el departamento de recursos humanos puede enviar el contrato de trabajo a través de la solución de firma electrónica. El futuro empleado lo recibirá por correo electrónico o SMS. Al hacer clic en el enlace, puede leer y firmar su contrato.

Una vez firmado, el contrato se enviará automáticamente al firmante interno de la compañía. Este último puede firmar el contrato online de la misma manera. Una vez firmado, se enviará una copia del contrato a los diversos firmante, pero también a cualquier otra persona previamente definida (administrativa, financiera, gerente, etc.). Finalmente, el contrato firmado se archiva automáticamente en el carpeta correspondiente a la nueva contratación. ¡Un proceso fluido, rápido y eficiente! 

La importancia de la contratación digital hoy más que nunca

La situación actual de teletrabajo a afectado a todos los sectores, y los recursos humanos y la contratación no son una excepción. Ya sea desde el lado de los profesionales del sector o en el lado de los candidatos en búsqueda de empleo, las herramientas digitales están siendo imprescindibles para afrontar el día a día.  

La oferta de trabajo, contrato de trabajo, acuerdo de confidencialidad, certificado de entrega de materiales, etc. ¡Hay muchos contratos y documentos de RRHH esenciales para el proceso de contratación! Lo sabemos. Pero, todas las empresas que han implementado la firma electrónica en sus procesos han podido firmar estos documentos y seguir con sus procesos de contratación desde los hogares de sus profesionales, e inclusos iniciar nuevos.

La firma electrónica se ha convertido para estas empresas en la respuesta para los problemas de movilidad de hoy, pero sin duda será la clave para la optimización de sus procesos de mañana.

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