La transformación digital y los RRHH

Imaginemos que necesitamos una planificación de trabajadores -de plantilla, externos o futuras incorporaciones-, que  introducimos unos pocos datos y el sistema, en unos segundos,  nos proporciona todos los estudios que realizaría una persona para obtener la foto más eficaz de la planificación de esos trabajadores (anual o periodo deseado), con sus costes y sus calendarios para diferentes categorías.

 Imaginemos que los financieros de la empresa pueden acceder a la información de nuestro departamento en tiempo real con los costes laborales previstos y reales al minuto. 

Imaginemos que, de un modo automático, se publican anuncios de trabajadores en la Web de la empresa según las necesidades que nos proporciona el sistema; y que, según contratamos a estos trabajadores, el sistema les asigna puesto donde hicimos la propuesta y los jefes de área son informados automáticamente de estos cambios.

Imaginemos que los trabajadores y jefes de área alimentan al sistema y que el departamento de RRHH marca las directrices; imaginemos también que eliminamos el concepto de “cierre” porque toda la información se valida y se procesa al minuto, y porque nuestro ERP de nomina se alimenta automáticamente sin necesidad de grabar incidencias.

Imaginemos que el trabajador es un ente autónomo que gestiona por sí solo sus vacaciones, que alimenta encuestas de desempeño, introduce sus partes de baja en la APP de la empresa. O que con dicha APP intercambia sus turnos con un  compañero, recibe mensajes automáticos de documentación pendiente con RRHH o actualiza sus homologaciones y/o titulaciones.

Imaginemos a nuestros clientes recibiendo información segura relativa a los trabajadores de equipos de servicio que trabajan para ellos y a éstos, a su vez, proporcionándonos información con encuestas de servicio o valoraciones construidas por RRHH.

 Imaginemos todo ello en tecnología Web, accesible desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

Diferentes estrategias funcionales y tecnológicas nos ayudan, desde Coprava, a desarrollar productos que sirvan de ayuda en la transformación digital de las empresas:

Los datos se deben alimentar “al momento” por todos los departamentos y por cualquier canal

Los departamentos de RRHH deben establecer las reglas pero no alimentar los datos. Se trata de conseguir un reparto de la carga administrativa. En definitiva, trabajadores y mandos fabrican su propia información. Como ejemplo,  RRHH diseña formularios de evaluaciones del desempeño pero no los introduce; lo hacen los trabajadores vía web desde una tablet, un Smartphone o cualquier dispositivo móvil. El sistema formula, RRHH supervisa y el trabajador y sus mandos obtienen resultados inmediatos de esas evaluaciones de forma segura y confidencial.

Existen muchas empresas donde el trabajador introduce las vacaciones que desea en una intranet; sin embargo, esto genera gran carga administrativa en RRHH. Un buen modelo implica que el trabajador interactúe al 100% con la Web de la empresa para que se cumplan sus pretensiones, todo ello validado según las reglas de RRHH.

Los canales tienen que ser múltiples: un parte de trabajo o una incidencia laboral deben ser diarios, por web, por móvil, por control de presencia o, por ejemplo, por teléfono.

Los datos deben ser suministrados al “momento” para cualquier departamento y por cualquier canal

  Todo el mundo se beneficia de la información de RRHH. El departamento Financiero dispone de sus informes; asesoría jurídica dispone de los expedientes de trabajadores de forma inmediata; los clientes pueden acceder al minuto a la  Web de tu empresa para valorar el nivel de cumplimiento de su ANS (acuerdo nivel de servicio) y los jefes de servicio conocen al minuto desde cualquier lugar donde se encuentren una posible incidencia que requiere una sustitución.

Los procesos de cálculo no necesitan de la alimentación de datos de RRHH

  Si la información se captura al minuto, ya no tienen sentido procesos de cierre o nocturnos. Un buen sistema debe actualizar automáticamente los variables de nómina sin necesidad de introducirlos manualmente. La reducción de carga administrativa que se produce puede ser espectacular.

La participación en el sistema debe incluir elementos foráneos

   Un trabajador externo también tiene que ser gestionado. Posiblemente necesitemos su planificación o sus horas para el cálculo de liquidación a proveedores de servicios externos.

Un cliente puede participar en el sistema evaluando el servicio que le hemos proporcionado y que, por ejemplo, ello suponga un dato automático en las evaluaciones de desempeño.

Flexibilidad, flexibilidad, flexibilidad

  Un trabajador puede cambiar de categoría, de centro o de área -en el mismo día-, realizar múltiples actividades con diferentes conceptos variables en nómina o, en algún caso excepcional y ante una urgencia, trabajar fuera de límites de convenio, entre otros múltiples casos. La tecnología debe estar preparada para esta flexibilidad.

KPI’s y su gestión por el sistema

Todos tenemos claro que la mejora en los aspectos humanos de nuestros trabajadores mejora la productividad, pero necesitamos mediciones sobre estas evoluciones. Además, los clientes piden mediciones para valorar el ANS. Algunas de estas mediciones suponen un coste altísimo de gestión administrativa para nuestra empresa.

  Creemos que se puede medir todo, que alimentar KPI’s tiene que ser de forma casi automática y que el sistema nos debe dar  esas medidas bien clasificadas y graficadas para nuestros estudios.

En definitiva, apostamos por un flujo de información entre las organizaciones y sus trabajadores  constante y permanentemente actualizado; una oportunidad de reducción de costes, de incremento de la productividad y de mejora en la comunicación entre ambos.

http://www.coprava.com/CopravacapitalHumano.htm