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VIERNES 29 DE AGOSTO DE 2014   
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Del Teletrabajo a la Oficina Flexible


Francisco Vázquez Medem, Presidente de 3g office
Del Teletrabajo a la Oficina Flexible

RRHH Digital El mundo laboral cambia, a consecuencia entre otros muchos factores, de las nuevas tecnologías y de la globalización, que nos permiten trabajar con un mayor grado de movilidad y flexibilidad. El trabajo fuera de la oficina es una realidad cada vez más secundada por profesionales de sea cual sea el sector y sea cual sea su posición. Sin embargo, las empresas españolas aún están en un proceso de adaptación. Alinear las necesidades actuales de sus profesionales con la cultura y estrategia de la compañía es un proceso largo pero necesario, que debería ser prioritario.

Las sedes corporativas juegan un papel relevante en esta alineación, ya que las necesidades “espaciales” con el denominado “trabajo flexible” son totalmente dispares a las que teníamos hace unos años. En líneas generales, los profesionales no precisan despachos privados estancos, propios de las oficinas tradicionales, sino espacios de colaboración para trabajos en equipo, puesta en común, consultas o reuniones con clientes, espacios de relax donde surjan ideas,…

Según estudios realizados en grandes y medianas empresas, el 50% de las sedes están permanentemente desocupadas y escasos espacios de colaboración saturados. El diseño actual está basado en un concepto caduco del trabajo: en el que prima la jerarquía frente a la funcionalidad, asignando puestos de trabajo, ya sean en espacio abierto o despachos, que no usamos y diseñando espacios de trabajo en equipo o en colaboración insuficientes con un diseño no adecuado. Ante esta situación, las empresas deben plantearse la reorganización de sus metros cuadrados.

El trabajo hoy día, y cada vez más, es flexible, es decir aquel que da libertad al trabajador en la elección de ubicación y horario para realizar sus tareas.

No es trabajo en casa, es trabajo con libertad, la casa puede ser uno de los espacios pero no el único. Además ha de ser el modelo suficientemente libre para acoger tanto a perfiles que quieran un alto grado de flexibilidad como a aquellos que necesiten o prefieran el modelo más tradicional de acudir a la sede corporativa. Tú eliges dónde quieres trabajar, y la empresa te facilita los medios y la posibilidad de hacerlo, ya que con esta opción todos se benefician (win/win) empresa y empleado.
 
Las políticas de teletrabajo realmente han fracasado porque son una imposición a determinados trabajadores para realizar su actividad desde casa. Este nuevo modelo que está muy implantado ya en Europa y en España algunas empresas han secundado con éxito, es una realidad que ha surgido de forma natural, prueba de ello, es el bajo porcentaje de ocupación de los puestos de trabajo tradicionalmente asignados. La primera conclusión por lo tanto es que estamos malgastando un 50% de costes inmobiliarios y derivados que no necesitamos, que podríamos rentabilizar o reducir notablemente con un modelo de oficina adaptada a las necesidades reales de los profesionales.

La clave de este modelo de trabajo flexible, es que trae consigo numerosas ventajas tanto para las empresas como para el trabajador tan importantes como el aumento de la productividad, potencia la innovación y creatividad, proporciona flexibilidad de espacios y recursos, facilita la conciliación de vida laboral y personal, apoya la responsabilidad social corporativa, ayuda a la sostenibilidad, formen la retención del talento y optimiza costes operativos.

Si la persona puede elegir dónde y cuándo realizar su actividad, de una manera intuitiva podemos pensar que será más productivo. La no necesidad de acudir todos los días a una hora determinada a nuestro puesto de trabajo, incide en una reducción del tiempo que empleamos cada día en los desplazamientos al trabajo. ¿Cuántas horas gastamos en los desplazamientos diarios al trabajo? En Europa más de 500 horas al año!!! ¿Con qué estado de ánimo llegamos a nuestro lugar de trabajo después de pasar por el atasco diario de primera hora de la mañana en la mayoría de las ciudades?

¿Dónde somos más creativos o innovadores? ¿en la ducha? ¿paseando? ¿en la cama? Existen varios estudios sobre innovación y creatividad, y en lo que todos están de acuerdo es en que las ideas se producen en cualquier sitio menos en las oficinas actuales, donde por regla general estamos sometidos a continuas interrupciones que impiden desarrollar cualquier tipo de trabajo creativo o innovador.

El tener los recursos en movilidad permite una mayor flexibilidad de crecimiento y decrecimiento, así como de reorganizaciones internas sin costes de RE/FM y de una manera inmediata. Además permite también una integración más fácil y rápida de otros recursos des localizados, apoyando el mercado global 24 x 7. Por último, y no por ello menos importante, un modelo de recursos humanos en movilidad ayuda también para casos de incidencias por causas de terrorismo o de desastres naturales (Disaster Recovery Plans).

El modelo trabajo flexible  permite compaginar nuestra vida personal con la laboral. Realmente si nos fijamos en el modelo del estudiante universitario, es un modelo de trabajo flexible, el estudiante se organiza sus tareas coordinándolas perfectamente con su vida personal y acudiendo a la Universidad solo cuando es necesario. No es pues un modelo nuevo para el empleado.

Permite también una integración mucho más fácil de todo tipo de minusvalías, madres trabajadoras o empleados que por cualquier circunstancia tengan alguna persona
mayor a su cargo.

Vivimos un mundo en que la sostenibilidad es una preocupación tanto a nivel corporativo como personal, este modelo de trabajo está perfectamente alineado con los conceptos de sostenibilidad y mucho mas efectivo que cualquier solución ingenieril de ahorros energéticos.

Permite, al disminuir la dimensión de los espacios corporativos, reducir en más de un 35% las emisiones de CO2 y de más de un 50% el consumo energético. Además de la reducción que se produce con la disminución de los desplazamientos al trabajo y viajes.

Por último, la optimización de costes es evidente. Más de un 40% de reducción de los gastos operativos de las corporaciones. Menos gastos asociados a: bajas, absentismo, rotación de empleados, formación,… y también, esta reducción de costes, no solo afecta al bolsillo de la empresa, también al bolsillo del trabajador con la reducción de
desplazamientos al trabajo, vestuario, comida y/o gastos educativos.

En definitiva, el modelo de trabajo flexible es una realidad, un modelo que todas las corporaciones van a adoptar en los próximos años, con el consiguiente rediseño y adaptación de sus espacios corporativos, porque apoya y potencia todos los aspectos que hoy día son tan relevantes para el mundo empresarial y personal.

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