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SÁBADO 02 DE AGOSTO DE 2014   
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Oficinas Flexibles: un modelo en continuo crecimiento

Oficinas Flexibles: un modelo en continuo crecimiento

RRHH Digital Las Oficinas Flexibles están en auge y ganando adeptos. Las nuevas tecnologías y la globalización han propiciado que los trabajadores puedan moverse libremente y trabajar desde cualquier lugar sin notar la ausencia de la oficina.

En RRHH Digital hemos querido acercarnos un poco más a este sector y conocer de primera mano cómo es el modelo de negocio y du funcionamiento. Para ello, hemos contactado con las principales empresas de sector.

En primer lugar, quisimos saber ¿En qué consiste exactamente el modelo de negocio de las Oficinas Flexibles?

Francisco Vázquez, presidente de 3g office apuntó que “las oficinas flexibles son una realidad, que nace como consecuencia de la actual forma de trabajar (trabajo flexible). Gracias a las nuevas tecnologías y a la globalización, los profesionales tienen capacidad de movilización, de trabajar allí donde lo necesiten o donde crean conveniente. Por lo tanto las necesidades de las sedes corporativas tampoco son las mismas de años atrás. Desaparecen los grandes despachos asignados para el trabajo individual y aparecen nuevos espacios que favorecen el trabajo en equipo, la comunicación, la puesta en común, las reuniones con clientes, la biblioteca, espacios de relax y creatividad”. Además quiso añadir que en “Europa este modelo de oficina flexible está muy implantado desde hace ya unos años y en España existen grandes compañías y no tan grandes, que han hecho de sus oficinas tradicionales, unas oficinas también flexibles”.

Desde Kellogg señalaron que “hemos establecido un modelo de trabajo basado en la flexibilidad impulsando la movilidad en el lugar de trabajo y en el tiempo y promoviendo la conciliación laboral y familiar. Para ello ofrecemos todos los recursos para que esto se cumpla y disponemos de la tecnología necesaria para trabajar desde cualquier lugar.KOffice es el nombre del modelo de trabajo que seguimos en Kellogg. Consiste en asegurar que cada uno de nuestros empleados disponga del espacio más adecuado para realizar su trabajo. Los despachos desaparecen consiguiendo una comunicación más fluida. Y para momentos en los que se necesita mayor concentración o discreción, existen unas salas disponibles para todos. El no tener despachos y  puestos fijos es la definición del nuevo modelo KWork. Cada uno de nuestros empleados dispone de un armario y una taquilla personal para guardar su material de trabajo consiguiendo un mayor orden y limpieza. Esto favorece las relaciones entre los diferentes departamentos y entre los compañeros”.

Por último, desde Steelcase, han indicado que “en un mundo global e interconectado, con una plantilla cambiante y nuevas expectativas laborales, el espacio de trabajo está sufriendo un cambio radical para adaptarse a los nuevos tiempos y a las necesidades que demandan las empresas. Es en contexto en el que empiezan a tomar importancia las oficinas flexibles, es decir, espacios de trabajo que proporcionan una organización que dé respuesta a las necesidades de los profesionales: libertad para elegir dónde quieren trabajar. Los trabajadores cada vez son más “móviles” y pueden elegir dónde trabajar, por eso es necesario reorganizar los espacios de trabajo para optimizar al máximo cada metro cuadrado. Un espacio de trabajo individual eficaz no significa ya un puesto de trabajo asignado, significa un espacio que se adapta mejor al trabajo que se tiene que hacer en cada momento. Esto supone elección, flexibilidad y espacios individuales con mayores prestaciones que permiten al usuario hacer tareas que no pueden hacer en casa, la oficina del cliente, o en la cafetería”.

La segunda cuestión que pusimos sobre la mesa de nuestros expertos era conocer ¿Qué beneficios reporta el modelo de negocio de las Oficinas Flexibles a las empresas que lo utilizan?

Francisco Vázquez de 3g señalo que “uno de los beneficios más evidentes es el ahorro de costes. Diversos estudios constatan que actualmente el 50% de los puestos de trabajo en cualquier empresa están permanentemente vacíos, debido a este cambio en la forma de trabajar. Se pasa, por ello, a no asignar puestos de trabajo a cada empleado con lo que se reduce el espacio en un 30% y con ello todos los costes de alquiler y servicios que esto conlleva (mantenimiento, limpieza, energía, uso de papel y toner, traslados, …). También conviene destacar el ahorro que supone al propio empleado en comidas o traslados, por ejemplo”. 

“Otra ventaja es el aumento de la productividad, de la creatividad y de la innovación en los empleados” añadió Francisco Váquez. 

Francisco Vázquez también quiso resaltar que “el trabajo flexible ayuda también a la conciliación personal-laboral y esto además de favorecer al empleado, también lo hace a la empresa, ya que el absentismo laboral se reduce enormemente”.

“El tener los recursos en movilidad permite una mayor flexibilidad de crecimiento y decrecimiento, así como de reorganizaciones internas sin costes de RE/FM y de una manera inmediata”. 

Por último, “no podemos olvidar el apoyo a la sostenibilidad, debido a que con una oficina flexible se logra reducir significativamente las emisiones de CO2, el consumo energético y los desplazamientos al trabajo y viajes”.

Desde Kellogg enumeraron los siguientes ventajas:

•    Bienestar del empleado: valor de la flexibilidad; aumento de la comunicación interna al no haber despachos ni barreras; conciliación laboral, familiar y personal.

•    Optimización de costes y sostenibilidad:

1.    ahorro del 65% el primer año en gastos de edificio, respecto al año anterior;
2.    ahorro del 81% de electricidad, gracias a la política de Luces Apagadas a partir de las 20.00 horas y debido a que la planta es menor;
3.    ahorro del 38% en papel por la política de Mesas Limpias y por la desaparición de papeleras en los sitios de trabajo;
4.    y ahorro del 25% en tóners.

•    Conectividad del 100% de los empleados.

•    Escabilidad: Fácil reconfiguración de las oficinas al no haber despachos y al ser un espacio abierto.

Por último desde Steelcase señalaron que “son muchos y todos contrastados. De hecho, según nos cuentan muchos de nuestros clientes, las encuestas de clima que han realizado a sus trabajadores tras implantar un modelo de oficina flexible en sus empresas, vienen a confirmar estos beneficios. Existen tanto beneficios empresariales como para los propios trabajadores. En primer lugar, las oficinas flexibles aumentan la eficiencia, el rendimiento de los trabajadores y ayudan a optimizar los costes del espacio de trabajo. En concreto, según estudios realizados por Steelcase, los espacios colaborativos que den cabida a estrategias de trabajo alternativas pueden incrementar hasta en un 30% la productividad de los trabajadores.

En segundo lugar, este tipo de entornos favorecen el intercambio de conocimiento, aumentan la transparencia a todos los niveles, fomentan la creatividad y la búsqueda de soluciones comunes; en definitiva, incrementan el trabajo en equipo, que es clave para la innovación”.

La última cuestión que quisimos conocer era si el modelo de oficinas flexibles se considera un modelo válido para el sector de los Recursos Humanos.

Francisco Vázquez considera que “hoy en día la oficina flexible es válida para prácticamente la totalidad de los sectores y para prácticamente la totalidad de los departamentos. En concreto el sector de los RRHH conoce mejor que bien, la importancia de cuidar al empleado y adaptarse en la medida de lo posible a sus necesidades, creando un buen clima laboral. Esto unido a todas las ventajas anteriormente citadas, en especial el ahorro de costes, la reducción del absentismo laboral, la conciliación vida familiar, vida profesional, podemos afirmar que la oficina flexible es una pieza fundamental en la fidelización de empleados, clave en los RRHH”. 

Para terminar desde Steelcase han subrayado que “completamente. Según diversos estudios realizados por Steelcase, los departamentos de RRHH de las grandes compañías están apostando cada vez más por los espacios de trabajo flexibles que favorezcan la colaboración entre personas cuando sea necesario y que, a su vez, proporcionen todo lo necesario para realizar tareas de concentración. Está demostrado que los entornos de trabajo flexibles ayudan a atraer y retener el talento, algo que, en los tiempos que corren, debe ser uno de los objetivos prioritarios para los departamentos de RRHH”.

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